process upphandling 2

Här får du reda på hur processen går till. Från de förväntningar som finns samlade i vår gemensamma uppförandekod för leverantörer till uppföljning och eventuell revision.

Uppförandekod för leverantörer

Vår uppförandekod för leverantörer är gemensam i samtliga regioner och är politiskt förankrad. Uppförandekoden utgår från FN initiativet Global Compact och dess principer för företagens sociala och miljömässiga ansvar. Principerna baseras på internationella konventioner om de mänskliga rättigheterna, arbetares rättigheter, miljö och anti-korruption.

Anbudsinbjudan

I de upphandlingar där det bedöms att kraven ska finnas med hänvisas till uppförandekoden för leverantörer i anbudsinbjudan.

Anbudsgivaren förväntas noggrant läsa dokumentet uppförandekod för leverantörer i samband med anbudsgivning. Detta eftersom antagen leverantör åtar sig i och med avtalstecknandet att följa villkoren avseende socialt och miljömässigt ansvar i avtalet. Vid avtalstecknandet ska leverantören ange namn och kontaktuppgifter till den som inom företaget har det operativa ansvaret för socialt och miljömässigt ansvar för gällande avtal.

Innan leverantören lämnar anbud är det viktigt att denna är väl införstådd med uppförandekoden. Lika viktigt är det att vara införstådd med de krav på interna policys och rutiner som leverantören förväntas ha på plats vid avtalsstart och som återfinns i kontraktsvillkoren.

Avtalsstart: kontraktsvillkor

Kontraktsvillkoren är harmoniserade och tydliggör regioneras förväntningar på leverantörer avseende hållbara leveranskedjor. Under "Dokument" till höger hittar du kontraktsvillkoren i sin helhet.

I kontraktsvillkoren ställs krav på att kontraktet ska fullgöras i enlighet med de grundläggande villkoren för hållbara leveranskedjor. Villkoren förklaras närmare i uppförandekoden för leverantörer men omfattar:

  • FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna (1948)
  • ILO:s åtta kärnkonventioner om tvångsarbete, barnarbete, diskriminering och föreningsfrihet samt organisationsrätt (nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 och 182),
  • FN:s barnkonvention, artikel 32,
  • det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverkningslandet, och
  • den arbetsrätt, inklusive regler om lönevillkor, och det socialförsäkringsskydd som gäller i tillverkningslandet
  • den miljöskyddslagstiftning som gäller i tillverkningslandet, och
  • FN:s konvention mot korruption.

För att uppfylla åtagandet enligt ovan ska leverantören vidta åtgärder för att förebygga och hantera eventuella avvikelser från de grundläggande villkoren. Åtgärderna ska vara dokumenterade och tillämpas löpande under hela kontraktstiden i den egna verksamheten och hos underleverantörer i alla led. Leverantören ska vid kontraktsstart/avtalsstart;

  • ha antagit allmänt tillgänglig policy, beslutad av högsta ledningen, som innefattar ett åtagande att respektera villkoren;
  • ha antagit rutiner för att vidareförmedla åtagandet att respektera villkoren i den egna verksamheten och i leveranskedjan;
  • ha utsett ansvarig på ledningsnivå som ansvarar för efterlevnad av villkoren;
  • ha antagit rutiner för att regelbundet genomföra riskanalyser, det vill säga  identifiera och prioritera aktuella och potentiella risker för brister i efterlevnaden av villkoren, innefattande en kartläggning av leveranskedjan med särskild hänsyn till högriskverksamheter;
  • ha antagit rutiner för att regelbundet följa upp efterlevnad av villkoren; och
  • ha antagit rutiner för att omedelbart vidta åtgärder för att förhindra och begränsa brister i efterlevnaden av villkoren, samt för att vidta rättelse vid identifierade brister.

Åtgärderna ska vidtas i enlighet med FN:s vägledande principer för företag och mänskliga rättigheter eller motsvarande.

Uppföljning

Sveriges regioner har gemensamma rutiner för uppföljning av kontraktsvillkoren avseende hållbara leveranskedjor. Ansvaret för uppföljningen inom de prioriterade riskområdena är dessutom fördelat nationellt i syfte att säkerställa ett effektivt användande av resurser. När en uppföljning påbörjas samlar ansvarig region in avtal med utsedd leverantör från samtliga regioner och genomför en nationell uppföljning. Inför en uppföljning väljs vanligen även en eller flera produkter ut, eller stickprov, som är föremål för uppföljningen. Uppföljningen syftar till att kontrollera att det finns rutiner på plats hos leverantören i enlighet med kontraktsvillkoren samt att dessa tillämpas löpande på produkter på avtal. Detta görs dels genom att leverantören får fylla i en egenrapportering och redogöra för de interna processerna och rutinerna, dels genom att regionerna, själva eller via en extern revisor, genomför en revision på leverantörens kontor. Vid kontorsrevisionen granskas både rutinerna mer ingående, men även tillämpningen av dessa. Revisorn kan därför be om att få titta på utförda riskanalyser, revisionsrapporter eller mötesprotokoll. Vid revisionstillfället intervjuas även ansvariga, såsom VD, hållbarhetsansvarig, kvalitetsansvarig eller HR-ansvarig.

I vissa fall kan regionerna även välja att göra en så kallad fabriksrevision. Fabriksrevisionen syftar till att kontrollera att rutinerna är effektiva i praktiken och att de grundläggande villkoren efterlevs i leveranskedjan. En fabriksrevision kan genomföras i leverantörens egen verksamhet eller hos underleverantörer. Leverantören har enligt kontraktsvillkoren en skyldighet att medverka till att möjliggöra en sådan revision. Vid en fabriksrevision är arbetarnas situation i fokus, men även fabrikens påverkan på till exempel miljö eller kringliggande samhällen. Detta granskas bland annat genom att en eller flera revisorer intervjuar arbetare, genom granskning av fabrikslokaler och andra tillhörande byggnader (till exempel boenden) samt dokumentgranskning. Även off-site intervjuer och intervjuer med lokala organisationer kan förekomma som del av revisionen. Leverantören uppmuntras att medverka vid eventuella fabriksrevisioner.

Här väljs en eller flera produkter på avtal ut och följs upp. I uppföljningen kontrolleras att rutinerna tillämpats på just dessa produkter. Bland annat efterfrågas information om var varan produceras, vilka risker som har identifierats i kedjan, hur leverantören – utifrån riskbilden – arbetat med uppföljning och eventuell avvikelsehantering. Uppföljning sker genom skrivbordsrevision och/eller kontorsrevision.

Åtgärdsfasen

Om det vid en uppföljning upptäcks avvikelser, oavsett om det rör sig om avvikelser vid kontorsrevision eller fabriksrevision, inleds åtgärdsfasen. Under åtgärdsfasen får leverantören möjlighet att åtgärda avvikelser. Fokus i detta skede är utveckling och förbättring, något som görs i nära dialog mellan regionen, leverantören och en eventuell revisor. Har avvikelsen skett i fabrik är det viktigt att åtgärden som vidtas står i proportion till avvikelsens allvarlighetsgrad. I samband med avvikelser upprättas alltid en åtgärdsplan, inklusive tidsplan, som fastställs av leverantören och godkänns av regionen. Mer information om hur rättelse sker hittar du på sidorna 15-16. Under punkten ”4. Hantering av brister” finns även information om vad som sker i de fall leverantören ej vidtar rättelse i enlighet med fastställd åtgärdsplan.

 Delning av resultat

När en revision har genomförts författas en sammanfattning av revisionsresultat som sedan delas aktivt med samtliga regioner samt med samverkanspartners såsom Sykehusinnkjøp och SKL Kommentus Inköpscentral /Hållbarhetskollen. I sammanfattningen återges grundläggande information om uppföljningen, såsom vilken typ av uppföljning som genomförts samt resultat av revisionen. Sammanfattningen fylls på allteftersom eventuella avvikelser hanteras. Regionerna och samverkanspartners meddelas även när revisionen är avslutad.

Resultatet från revisionen läggs även ut på den gemensamma hemsidan www.hållbar-upphandling.se. Delning av revisionsresultat sker först efter att leverantören har fått ta del av och granskat rapporten, samt efter att affärskänslig information tagits bort.