process upphandling 2

 

Här får du reda på hur processen går till. Från de förväntningar som finns samlade i vår gemensamma uppförandekod för leverantörer till uppföljning och eventuell revision.

 

Uppförandekod för leverantörer

Vår uppförandekod för leverantörer är gemensam i samtliga landsting och regioner och är politiskt förankrad. Uppförandekoden utgår från FN initiativet Global Compact och dess principer för företagens sociala och miljömässiga ansvar. Principerna baseras på internationella konventioner om de mänskliga rättigheterna, arbetares rättigheter, miljö och anti-korruption. Leverantörer ska respektera uppförandekoden och göra sitt yttersta för att uppnå kraven inom den egna organisationen och i leveranskedjan.

 

Anbudsinbjudan

I de upphandlingar där det bedöms att kraven ska finnas med läggs information och uppförandekod för leverantörer med i anbudsinbjudan/förfrågningsunderlaget. Texten i anbudsinbjudan är följande: ”Anbudsgivaren förväntas noggrant läsa dokumentet Uppförandekod för leverantörer i samband med anbudsgivning. Detta eftersom antagen leverantör åtar sig i och med avtalstecknandet att följa liknande villkoren avseende socialt och miljömässigt ansvar i avtalet. Vid avtalstecknandet ska leverantören ange i vilket/vilka land/länder som huvuddelen av de varor eller tjänster som levereras enligt kontraktet framställs, samt ange namn och kontaktuppgifter till den som inom företaget har det operativa ansvaret för socialt och miljömässigt ansvar för gällande avtal.

 

Avtalsstart: kontraktsvillkor

I avtalet för produkten/tjänsten finns de särskilda kontraktsvillkoren för hållbara leveranskedjor inskrivna. Under "Dokument" till höger hittar du de rekommenderade kontraktsvillkoren i sin helhet.

I kontraktsvillkoren ställs krav på att leverantören aktivt ska verka för att de grundläggande villkoren efterlevs i den egna verksamheten och i leveranskedjan. De grundläggande villkoren återges i landstingens/regionernas uppförandekod för leverantörer och omfattar:

  • FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna (1948)
  • ILO:s åtta kärnkonventioner om tvångsarbete, barnarbete, diskriminering och föreningsfrihet samt organisationsrätt (nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 och 182),
  • FN:s barnkonvention, artikel 32,
  • det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverkningslandet, och
  • den arbetsrätt, inklusive regler om lönevillkor, och det socialförsäkringsskydd som gäller i tillverkningslandet
  • den miljöskyddslagstiftning som gäller i tillverkningslandet, och
  • FN:s deklaration mot korruption.

Med aktivt verka för åsyftas att leverantören ska ha rutiner på plats för att kunna identifiera och hantera risker för avvikelser från de grundläggande villkoren. För att uppfylla åtagandetska leverantören, för [varor/tjänster] som ingår i avtalet, senast vid avtalsstart eller vid annan tidpunkt om så särskilt överenskommes:

  • ha antagit en eller flera policys, som fastställts av högsta ledningen, som innefattar ett åtagande att respektera de grundläggande villkoren;
  • ha offentliggjort sitt åtagande att respektera de grundläggande villkoren och delgett åtagandet till verksamheter som leverantören har kontraktsförhållanden med;
  • ha utsett person(er) på ledningsnivå som ansvarar för efterlevnad av de grundläggande villkoren;
  • ha en rutin för att regelbundet genomföra riskanalyser, dvs. identifiera och prioritera aktuella och potentiella risker för avvikelser från de grundläggande villkoren;
  • ha en rutin för att regelbundet följa upp efterlevnad av de grundläggande villkoren; och
  • ha en rutin för att omedelbart vidta åtgärder för att förhindra och begränsa avvikelser från de grundläggande villkoren.

Rutinerna ska vara dokumenterade, tillämpas löpande, och gälla för den egna verksamheten och hela leveranskedjan.

 

Uppföljning - En trestegsmodell

 Uppföljning är viktigt och nödvändigt på flera plan. Dels skapar uppföljning trovärdighet för landstingen och regionerna genom att de krav och villkor som ställs faktiskt också kontrolleras och följs upp. Dels riskerar regioner och landsting att strida mot likabehandlingsprinciperna och snedvrida konkurrensen om ingen uppföljning genomförs genom att leverantörer som kanske inte uppfyller de krav som ställs ändå kan konkurrera om ett kontrakt. I syfte att arbeta mot ökad efterlevnad av de grundläggande villkoren i leveranskedjan, har Sveriges landsting och regioner utvecklat en trestegsmodell för uppföljning av hållbarhetskraven: uppföljning av leverantörens rutiner, kontroll av att rutinerna tillämpas på utvalda produkter på avtal, och uppföljning av efterlevnad i produktionen.. Vill du läsa mer, se det Vägledande dokumentet.

Steg 1 - Leverantörens rutiner

Som ett första steg i en avtalsuppföljning kontrolleras att leverantören har de rutiner på plats som krävs enligt kontraktsvillkoren. Rutinerna anges i § 2 i kontraktsvillkoren och omfattar ett policyåtagande, offentliggörande och vidareförmedling av åtagande, ansvarsfördelning, riskanalys, uppföljning och avvikelsehantering. De här rutinerna är en förutsättning för att leverantören aktivt ska kunna verka för att de grundläggande villkoren uppnås. Information om hur rutinkraven bedöms finns på sid. 14–26 i vägledningen. Uppföljning sker genom skrivbordsrevision och/eller kontorsrevision.

Steg 2 - Tillämpning av rutiner på produkt/tjänst på avtal

Här väljs en eller flera produkter på avtal ut och följs upp. I uppföljningen kontrolleras att rutinerna tillämpats på just dessa produkter. Bland annat efterfrågas information om var varan produceras, vilka risker som har identifierats i kedjan, hur leverantören – utifrån riskbilden – arbetat med uppföljning och eventuell avvikelsehantering. Uppföljning sker genom skrivbordsrevision och/eller kontorsrevision.

Steg 3 - Rutinernas effektivitet i leveranskedjan (produktion)

Här genomförs en fabriksrevision där produktion granskas. Syftet med revisionen är att utvärdera hur effektiva leverantörens processer och rutiner är för att säkerställa efterlevnad av de grundläggande villkoren i praktiken.Vid en på-plats-revision anlitas en tredjepartsgranskare som kontrollerar efterlevnad av mänskliga rättigheter, arbetares rättigheter, miljö och anti-korruption. Man gör bland annat en rundtur i fabriken och i sovsalar. I de fall där avvikelser upptäcks skrivs en åtgärdsplan i samförstånd mellan leverantör, upphandlande myndighet och revisor. Leverantörens rutin för avvikelsehantering utvärderas sedan. Överträdelserna bör då åtgärdas i enlighet med ramavtalets/kontraktets tidsangivelser och på ett tillfredsställande sätt. Alla revisionsrapporter offentliggörs efter att eventuell affärskritisk Information har redigerats bort.

Metod för uppföljning

Vid avtalsuppföljning genomförs antingen en skrivbordsrevision, en kontorsrevision eller en fabriksrevision. Vid en skrivbordsrevision skickas en självskattningsenkät ut till leverantören, som får besvara ett antal frågor. Svaren bedöms sedan av landstinget/regionen eller av en anlitad revisor. Landstinget/regionen kan välja att komplettera en skrivbordsrevision med en kontorsrevision, där beställaren själv eller genom ombud besöker leverantörens kontor för att genom intervjuer och dokumentgranskning verifiera svaren i självskattningen. Vid en fabriksrevision besöks en produktionsanläggning i leveranskedjan för en produkt på avtal. Besök kan ske i leverantörens egen produktion eller hos en underleverantör. Vid en fabriksrevision kontrolleras efterlevnad av de grundläggande villkoren genom intervjuer, dokumentgranskning, rundtur i fabrik och sovsalar, m.m.

 

Åtgärdsarbete

Syftet med att ställa hållbarhetskrav är att skapa förbättringar för människor och miljö i leveranskedjan. När en uppföljning är genomförd börjar därför ett arbete där landstinget/regionen i dialog med leverantören skapar en åtgärdsplan i syfte att följa upp att eventuella avvikelser åtgärdas. Landstinget/ regionen ska godkänna tid- och åtgärdsplanen som tydligt ska beskriva hur avvikelser ska avhjälpas inom angiven tid. Leverantören har sedan ansvar att genomföra förbättringar i leveranskedjan eller i de egna rutinerna.