Genomför upphandlingen
Här får ni hjälp med att avgöra när ni ska använda kraven på tillbörlig aktsamhet för hållbara leveranskedjor. Ni får även hjälp med att komplettera och färdigställa villkoret avseende transparens i leveranskedjorna och hur ni ska begära information om sluttillverkningsland samt hur ni kan informera leverantörerna om vad kontraktsvillkoret innebär.
Inledning
Upphandlingsdokumenten ska innehålla all relevant information för att leverantörer ska kunna lämna anbud. När upphandlingsdokumenten är färdiga är det dags att annonsera upphandlingen så att leverantörer får vetskap om den och kan lämna anbud.
Det här steget handlar om att:
Fastställa nivån på kontraktsvillkoret
Kontraktsvillkoren för Tillbörlig aktsamhet för hållbara leveranskedjor ska alltid användas i upphandlingar som omfattar regionernas nationellt prioriterade inköpskategorier.
Kontraktsvillkoren är ett särskilt kontraktsvillkor. Särskilda kontraktsvillkor är det som i upphandlingslagarna definieras som särskilda villkor för fullgörande av kontrakt respektive särskilda villkor för fullgörande av koncessioner. Detta innebär att det inte behöver vara uppfyllt när leverantören lägger sitt anbud. Istället ska det uppfyllas då kontraktet fullgörs. Om inget annat anges träder det i kraft när kontraktet börjar löpa.
Villkoret kan även användas i upphandlingar av andra kategorier där riskerna bedöms som höga. För övriga kategorier tillhandahåller Upphandlingsmyndigheten kontraktsvillkor på basnivå. Basnivån finns tillgänglig i Upphandlingsmyndighetens kriterietjänst.
Kontraktsvillkoren för hållbara leveranskedjor åtföljs av regionernas gemensamma Uppförandekod för leverantörer som syftar till att säkerställa att leverantörer fullgör kontrakt i enlighet med mänskliga rättigheter, arbetares rättigheter, miljön och affärsetik (hållbara leveranskedjor). Uppförandekoden grundar sig på internationella ramverk, konventioner och deklarationer.
-
Så genomför ni en riskanalysSteg 1: Kartläggning av leveranskedjan Det första steget i en riskanalys består av att kartlägga leveranskedjan för att ta reda på dess struktur. Detta omfattar att identifiera i vilka länder arbetet utförs, och om möjligt även i vilka regioner. Detta är särskilt relevant om arbetet utförs i någon region som är känd för att ha höga risker. Inom vissa branscher som livsmedel, textilier och IT finns mycket information. För andra branscher som läkemedel är däremot transparensen låg. För att få fram den här informationen kan ni fråga kategoriansvarig, kategoriråden, ställ frågor till leverantörer, ta reda på importdata, läs revisionsrapporter och marknadsanalyser för specifika branscher . Det är också viktigt att identifiera vad för typ av arbete som utförs och vilken typ av aktör i kedjan som utför det. Handlar det exempelvis om en bransch som kännetecknas av låga löner och hälsofarliga processer? Består arbetsstyrkan av migrantarbetare eller säsongsarbetare? Är leveranskedjan komplex med många underleverantörsled och bristande transparens? Den här typen av information är viktig då både geografiska risker, branschrisker och produktrisker behöver beaktas. Steg 2: Samla information från trovärdiga och oberoende källor När ni har kartlagt ursprung och leveranskedjan är nästa steg att samla information om situationen för mänskliga rättigheter, arbetares rättigheter, miljön och affärsetik i de aktuella länderna där arbetet utförs, det vill säga både för sluttillverkning, komponenttillverkning och råvaror. För detta behöver ni vända er till trovärdiga och oberoende källor såsom internationella organisationer, myndigheter, frivillig- och civilsamhällesorganisationer och globala fackförbund. Källor Steg 3: Identifiera och bedöm negativ påverkan Det sista steget handlar om att bedöma vilken faktisk och potentiell negativ påverkan leveranskedjan är förenad med, utifrån den information som har sammanställts i steg 1 och 2. Detta för att kunna avgöra vilka konkreta åtgärder som behöver vidtas för att hantera riskerna. Ofta har flera risker identifierats och för att prioritera dem behöver ni göra en allvarlighetsbedömning. De mest betydande riskerna prioriteras utifrån sannolikhet och allvarlighet (läs mer under punkt d i processkrav 2)
Komplettera och färdigställa kontraktsvillkoret
Kontraktsvillkoret ska kompletteras och färdigställas av dig som upphandlare. De uppgifter i kontraktsvillkoren som behöver kompletteras är markerade med hakparantes, till exempel [den upphandlande organisationen]. När kontraktsvillkoret är färdigställt ska det införas i sin helhet i upphandlingsdokumenten för att upprätthålla transparensprincipen.
-
Så genomför ni en riskanalysSteg 1: Kartläggning av leveranskedjan Det första steget i en riskanalys består av att kartlägga leveranskedjan för att ta reda på dess struktur. Detta omfattar att identifiera i vilka länder arbetet utförs, och om möjligt även i vilka regioner. Detta är särskilt relevant om arbetet utförs i någon region som är känd för att ha höga risker. Inom vissa branscher som livsmedel, textilier och IT finns mycket information. För andra branscher som läkemedel är däremot transparensen låg. För att få fram den här informationen kan ni fråga kategoriansvarig, kategoriråden, ställ frågor till leverantörer, ta reda på importdata, läs revisionsrapporter och marknadsanalyser för specifika branscher . Det är också viktigt att identifiera vad för typ av arbete som utförs och vilken typ av aktör i kedjan som utför det. Handlar det exempelvis om en bransch som kännetecknas av låga löner och hälsofarliga processer? Består arbetsstyrkan av migrantarbetare eller säsongsarbetare? Är leveranskedjan komplex med många underleverantörsled och bristande transparens? Den här typen av information är viktig då både geografiska risker, branschrisker och produktrisker behöver beaktas. Steg 2: Samla information från trovärdiga och oberoende källor När ni har kartlagt ursprung och leveranskedjan är nästa steg att samla information om situationen för mänskliga rättigheter, arbetares rättigheter, miljön och affärsetik i de aktuella länderna där arbetet utförs, det vill säga både för sluttillverkning, komponenttillverkning och råvaror. För detta behöver ni vända er till trovärdiga och oberoende källor såsom internationella organisationer, myndigheter, frivillig- och civilsamhällesorganisationer och globala fackförbund. Källor Steg 3: Identifiera och bedöm negativ påverkan Det sista steget handlar om att bedöma vilken faktisk och potentiell negativ påverkan leveranskedjan är förenad med, utifrån den information som har sammanställts i steg 1 och 2. Detta för att kunna avgöra vilka konkreta åtgärder som behöver vidtas för att hantera riskerna. Ofta har flera risker identifierats och för att prioritera dem behöver ni göra en allvarlighetsbedömning. De mest betydande riskerna prioriteras utifrån sannolikhet och allvarlighet (läs mer under punkt d i processkrav 2)
Begära information om sluttillverkningsland i prislistor
Säkerställ också att prislistor och statistik innehåller information om sluttillverkningsland och om möjligt även ort. Detta är viktigt både ur ett hållbarhetsperspektiv och ett försörjningsperspektiv.
Vid kontorsrevision kontrolleras tillämpningen av policyer och processer utifrån stickprov. När ni väljer stickprov är det viktigt att utgå från en analys av vilka produkter som har störst risk för negativ påverkan på människor och miljö. För att kunna göra det behöver ni information om sluttillverkningsland och detta bör därför ingå i prislistor.
Vid hantering av allvarliga avvikelser underlättar det också om ni redan från början vet vilka leverantörer som har tillverkning i ett visst land eller en viss region. Då kan uppföljningen rikta in sig på dem.
Naturkatastrofer och konflikter kan därtill störa leveransen av varor. Om ni vet var sluttillverkningen sker kan ni snabbt fråga leverantörerna om de förutser några förseningar i leveranserna.
Informera leverantörerna om vad kontraktsvillkoret innebär
När upphandlingsdokumenten är färdiga är det dags att annonsera upphandlingen. I samband med annonseringen behöver ni informera leverantörerna om vad kontraktsvillkoret innebär. Det gäller såväl Uppförandekoden för leverantörer som processen för tillbörlig aktsamhet. Hänvisa gärna till hela den här vägledningen när ni informerar leverantörerna.