top of page

Processkrav 4 - Förhindra och begränsa negativ påverkan kopplad till leverantören

Här förklarar vi vad som avses med att förhindra och begränsa negativ påverkan kopplad till er. Vi beskriver ansvaret och behovet av att använda ert inflytande genom bland annat leverantörsbedömningar, upprättande av åtgärdsplaner och vidareförmedling av kraven.

Utdrag ur kontraktsvillkoret

​

Leverantören ska använda sitt inflytande för att förhindra och begränsa faktisk och potentiell negativ påverkan kopplad till leverantörens verksamhet genom att

a) bedöma riskleverantörer utifrån åtagandena i Uppförandekod för leverantörer och processen för tillbörlig aktsamhet med särskilt fokus på de mest betydande riskerna som har identifierats,

b) upprätta åtgärdsplaner för riskleverantörer, med särskilt fokus på de mest betydande riskerna som har identifierats,   

c) skriftligen vidareförmedla åtagandena i Uppförandekod för leverantörer (punkt 1) och processen för tillbörlig aktsamhet (punkt 2) till riskleverantörer,  

d) ålägga riskleverantörer att redogöra för leveranskedjorna i enlighet med kravet på transparens i leveranskedjorna (punkt 4.3) samt

e) säkerställa möjligheten att tillfälligt stoppa leveranser från en underleverantör medan förebyggande och begränsande åtgärder vidtas samt, vid allvarliga avvikelser som inte åtgärdas, möjligheten att säga upp avtal med berörd underleverantör.

Ni kan vara inblandade i negativ påverkan antingen genom er egen verksamhet eller genom leverantörer och andra parter som är kopplade till er verksamhet, såsom säkerhetsstyrkor.

"Koppling" definieras av förhållandet mellan den negativa påverkan och er verksamhet, genom leverantörer och andra parter. "Koppling" definieras inte av direkta avtalsförhållanden, till exempel direct sourcing. Ni är därför kopplade till all negativ påverkan i leveranskedjan.

Exempel på koppling​

​

  • Ett företag säljer bärbara datorer från ett varumärke vars tillverkare köper kobolt som bryts av barnarbetare.

  • Ett företag säljer skjortor med broderade etiketter, vars sömnadsprocess tillverkaren har outsourcat till barnarbetare i hem.

  • Ett företag säljer bananer odlade med bekämpningsmedel, vilket påverkar det omgivande samhällets vattenförsörjning såväl som fertiliteten hos arbetarna.

Om ni är kopplade till negativ påverkan har ni inte själva ansvar för påverkan: det ansvaret ligger hos den leverantör eller part som orsakar eller bidrar till skadan.

Ni har dock ett ansvar att använda ert inflytande för att få den part som orsakar eller bidrar till den negativa påverkan att upphöra med, förhindra eller begränsa den.

 

Definition av inflytande

 

Inflytande anses föreligga när ni har förmågan att ändra de felaktiga metoderna hos den enhet som orsakar skadan. 

Vad som är ett lämpligt tillvägagångssätt för att använda inflytande beror på graden av inflytande ni har över den leverantör eller part som orsakar skadan, påverkan i fråga och andra kännetecken som är specifika för branschen och/eller affärsförhållandet. Graden av inflytande kan också påverkas av faktorer som er grad av direkt kontroll över leverantören eller parten, hur stor del av affären som ni representerar för leverantören och ert marknadsinflytande i allmänhet.

​

Nedan följer exempel på hur ni kan använda ert inflytande:

​

  • Vidareförmedla åtagandena genom avtalsskrivningar, uppförandekoder etc.

  • Vidareförmedla processen för tillbörlig aktsamhet genom avtalsskrivningar, uppförandekoder etc.

  • Ålägga leverantörer att redogöra för leveranskedjorna i enlighet med kravet på transparens i leveranskedjorna

  • Köpa certifierade produkter

  • Stötta eller samarbeta med leverantörer i deras framtagande av åtgärdsplaner

  • Följa upp leverantörers åtgärder för att förhindra och begränsa negativ påverkan

  • Föra dialog med leverantörer genom brev, e-post, telefonsamtal eller personliga möten

  • Kapacitetsutveckla leverantörer genom utbildningar, uppgraderingar av ledningssystem, inrättande av klagomålsmekanismer, tillhandahållande av personlig skyddsutrustning etc.

  • Garantera fortsatta inköp eller långsiktiga kontrakt om leverantörer förbättrar sitt hållbarhetsarbete

  • Underlätta tillgången till finansiering för leverantörer för genomförande av åtgärdsplaner, genom direktfinansiering, lån med låg ränta etc.

  • Samarbeta med andra köpare för att förbättra leverantörers hållbarhetsarbete, genom branschorganisationer och flerpartsinitiativ

  • Underlätta leverantörers deltagande i branschinitiativ, branschöverskridande initiativ eller regionala initiativ med fokus på att förhindra och begränsa negativ påverkan

 

Samarbeta med lokala eller centrala myndigheter för att förbättra leverantörers hållbarhetsarbete genom lagar och förordningar, tillsyn (t.ex. arbetsmiljöinspektioner), sanktioner osv. Om ni saknar inflytande ska ni överväga sätt att bygga inflytande, genom exempelvis långsiktiga relationer, kommersiella incitament, uppsökande verksamhet gentemot ledningar, samarbete med andra aktörer och köpare, eller genom samarbete med regeringar.

 

a) Bedöma riskleverantörer

​

Ni ska bedöma riskleverantörer utifrån åtagandena och processen för tillbörlig aktsamhet, med särskilt fokus på de mest betydande riskerna. Detta innebär att leverantörsbedömningar ska omfatta:

  • faktisk och potentiell negativ påverkan som orsakats eller bidragits till av riskleverantören (t.ex. osäker hantering av kemikalier, betalning av mutor till tjänstemän)

  • riskleverantörens kapacitet och vilja att iaktta tillbörlig aktsamhet

  • lämpligheten av den tillbörliga aktsamhet som utförs, inbegripet de åtgärder som riskleverantören genomför för att förhindra och begränsa negativ påverkan.

​

  • Så genomför ni en riskanalys
    Steg 1: Kartläggning av leveranskedjan Det första steget i en riskanalys består av att kartlägga leveranskedjan för att ta reda på dess struktur. Detta omfattar att identifiera i vilka länder arbetet utförs, och om möjligt även i vilka regioner. Detta är särskilt relevant om arbetet utförs i någon region som är känd för att ha höga risker. Inom vissa branscher som livsmedel, textilier och IT finns mycket information. För andra branscher som läkemedel är däremot transparensen låg. För att få fram den här informationen kan ni fråga kategoriansvarig, kategoriråden, ställ frågor till leverantörer, ta reda på importdata, läs revisionsrapporter och marknadsanalyser för specifika branscher . Det är också viktigt att identifiera vad för typ av arbete som utförs och vilken typ av aktör i kedjan som utför det. Handlar det exempelvis om en bransch som kännetecknas av låga löner och hälsofarliga processer? Består arbetsstyrkan av migrantarbetare eller säsongsarbetare? Är leveranskedjan komplex med många underleverantörsled och bristande transparens? Den här typen av information är viktig då både geografiska risker, branschrisker och produktrisker behöver beaktas. Steg 2: Samla information från trovärdiga och oberoende källor När ni har kartlagt ursprung och leveranskedjan är nästa steg att samla information om situationen för mänskliga rättigheter, arbetares rättigheter, miljön och affärsetik i de aktuella länderna där arbetet utförs, det vill säga både för sluttillverkning, komponenttillverkning och råvaror.  För detta behöver ni vända er till trovärdiga och oberoende källor såsom internationella organisationer, myndigheter, frivillig- och civilsamhällesorganisationer och globala fackförbund. Källor Steg 3: Identifiera och bedöm negativ påverkan Det sista steget handlar om att bedöma vilken faktisk och potentiell negativ påverkan leveranskedjan är förenad med, utifrån den information som har sammanställts i steg 1 och 2. Detta för att kunna avgöra vilka konkreta åtgärder som behöver vidtas för att hantera riskerna. Ofta har flera risker identifierats och för att prioritera dem behöver ni göra en allvarlighetsbedömning. De mest betydande riskerna prioriteras utifrån sannolikhet och allvarlighet (läs mer under punkt d i processkrav 2)

Förslag på verifikat​

​

  • Processdokument som beskriver hur ni avgör om ni orsakar, bidrar till eller är kopplade till negativ påverkan.

  • Processdokument som beskriver leverantörsbedömningarna.

  • Leverantörsbedömningar för stickprovsprodukter, där ansvaret har definierats.

  • Självskattningar av leverantörer, för stickprovsprodukter.

  • Rapporter från platsbesök eller inspektioner, för stickprovsprodukter.

  • Rapporter från flerpartsinitiativ, för stickprovsprodukter.

b) Upprätta åtgärdsplaner för riskleverantörer

​​

Ni ska upprätta åtgärdsplaner för riskleverantörer, med särskilt fokus på de mest betydande riskerna som har identifierats. Vilka åtgärder som behövs beror på den negativa påverkan i fråga. Det är dock viktigt att de riktar in sig på grundorsaken till problemet. För att förhindra oskälig övertid räcker det inte att kräva att användningen upphör. Det är också nödvändigt att undersöka den bakomliggande orsaken. Tvingas arbetarna att arbeta övertid? Väljer de att göra det på grund av låga löner? Finns det andra skäl? På så sätt kan ni ta itu med grundorsaken.

​

Beroende på ert inflytande och relation till riskleverantören kan åtgärdsplanerna antingen vara interna dokument som styr beslutsfattandet eller upprättas i samråd med riskleverantörer. De ska beskriva era åtgärder samt era förväntningar på riskleverantörer.

Åtgärdsplanerna ska vara dokumenterade, meddelas den berörda parten och innehålla följande:

  • Föreslagna åtgärder, dvs. beskrivningar av hur ni och/eller riskleverantören avser att förhindra och begränsa den negativa påverkan, inklusive den identifierade grundorsaken

  • Tidsramar, dvs. datum för när åtgärderna senast ska ha genomförts.

  • Ansvariga personer, dvs. de personer som ansvarar för genomförandet av åtgärderna

 

Det är dock viktigt att notera att ni endast bör gå in i affärsförhållanden om ni bedömer att ni kommer att kunna använda ert inflytande för att förhindra och begränsa negativ påverkan.

  • Så genomför ni en riskanalys
    Steg 1: Kartläggning av leveranskedjan Det första steget i en riskanalys består av att kartlägga leveranskedjan för att ta reda på dess struktur. Detta omfattar att identifiera i vilka länder arbetet utförs, och om möjligt även i vilka regioner. Detta är särskilt relevant om arbetet utförs i någon region som är känd för att ha höga risker. Inom vissa branscher som livsmedel, textilier och IT finns mycket information. För andra branscher som läkemedel är däremot transparensen låg. För att få fram den här informationen kan ni fråga kategoriansvarig, kategoriråden, ställ frågor till leverantörer, ta reda på importdata, läs revisionsrapporter och marknadsanalyser för specifika branscher . Det är också viktigt att identifiera vad för typ av arbete som utförs och vilken typ av aktör i kedjan som utför det. Handlar det exempelvis om en bransch som kännetecknas av låga löner och hälsofarliga processer? Består arbetsstyrkan av migrantarbetare eller säsongsarbetare? Är leveranskedjan komplex med många underleverantörsled och bristande transparens? Den här typen av information är viktig då både geografiska risker, branschrisker och produktrisker behöver beaktas. Steg 2: Samla information från trovärdiga och oberoende källor När ni har kartlagt ursprung och leveranskedjan är nästa steg att samla information om situationen för mänskliga rättigheter, arbetares rättigheter, miljön och affärsetik i de aktuella länderna där arbetet utförs, det vill säga både för sluttillverkning, komponenttillverkning och råvaror.  För detta behöver ni vända er till trovärdiga och oberoende källor såsom internationella organisationer, myndigheter, frivillig- och civilsamhällesorganisationer och globala fackförbund. Källor Steg 3: Identifiera och bedöm negativ påverkan Det sista steget handlar om att bedöma vilken faktisk och potentiell negativ påverkan leveranskedjan är förenad med, utifrån den information som har sammanställts i steg 1 och 2. Detta för att kunna avgöra vilka konkreta åtgärder som behöver vidtas för att hantera riskerna. Ofta har flera risker identifierats och för att prioritera dem behöver ni göra en allvarlighetsbedömning. De mest betydande riskerna prioriteras utifrån sannolikhet och allvarlighet (läs mer under punkt d i processkrav 2)

Förslag på verifikat​

​

  • Processdokument som beskriver hur ni arbetar med åtgärdsplaner, inklusive prioritering av risker.

  • Åtgärdsplaner för stickprovsprodukter.

c) Vidareförmedling av åtagandena och processen för tillbörlig aktsamhet

​

Ni ska skriftligen vidareförmedla åtagandena och processen för tillbörlig aktsamhet till riskleverantörer. De vanligaste metoderna för vidareförmedling är avtalsskrivningar och undertecknande av uppförandekoder. Dokumenten ska vara skrivna på ett språk riskleverantören förstår. Ibland kan det även vara lämpligt att vidareförmedla åtagandena på lokala språk, om de är kopplade till en klagomålsmekanism.

 

Vägledning processkrav 6

 

Genom att kräva vidareförmedling av inte bara åtagandena utan också processen för tillbörlig aktsamhet, kan upphandlande organisationer ”kaskadera” både åtagandena och den tillbörliga aktsamheten i leveranskedjan. Detta innebär också att riskleverantörer är skyldiga att fortsätta vidareförmedla, eftersom detta är del av den tillbörliga aktsamheten.

​

  • Så genomför ni en riskanalys
    Steg 1: Kartläggning av leveranskedjan Det första steget i en riskanalys består av att kartlägga leveranskedjan för att ta reda på dess struktur. Detta omfattar att identifiera i vilka länder arbetet utförs, och om möjligt även i vilka regioner. Detta är särskilt relevant om arbetet utförs i någon region som är känd för att ha höga risker. Inom vissa branscher som livsmedel, textilier och IT finns mycket information. För andra branscher som läkemedel är däremot transparensen låg. För att få fram den här informationen kan ni fråga kategoriansvarig, kategoriråden, ställ frågor till leverantörer, ta reda på importdata, läs revisionsrapporter och marknadsanalyser för specifika branscher . Det är också viktigt att identifiera vad för typ av arbete som utförs och vilken typ av aktör i kedjan som utför det. Handlar det exempelvis om en bransch som kännetecknas av låga löner och hälsofarliga processer? Består arbetsstyrkan av migrantarbetare eller säsongsarbetare? Är leveranskedjan komplex med många underleverantörsled och bristande transparens? Den här typen av information är viktig då både geografiska risker, branschrisker och produktrisker behöver beaktas. Steg 2: Samla information från trovärdiga och oberoende källor När ni har kartlagt ursprung och leveranskedjan är nästa steg att samla information om situationen för mänskliga rättigheter, arbetares rättigheter, miljön och affärsetik i de aktuella länderna där arbetet utförs, det vill säga både för sluttillverkning, komponenttillverkning och råvaror.  För detta behöver ni vända er till trovärdiga och oberoende källor såsom internationella organisationer, myndigheter, frivillig- och civilsamhällesorganisationer och globala fackförbund. Källor Steg 3: Identifiera och bedöm negativ påverkan Det sista steget handlar om att bedöma vilken faktisk och potentiell negativ påverkan leveranskedjan är förenad med, utifrån den information som har sammanställts i steg 1 och 2. Detta för att kunna avgöra vilka konkreta åtgärder som behöver vidtas för att hantera riskerna. Ofta har flera risker identifierats och för att prioritera dem behöver ni göra en allvarlighetsbedömning. De mest betydande riskerna prioriteras utifrån sannolikhet och allvarlighet (läs mer under punkt d i processkrav 2)

d) Ålägga riskleverantörer att redogöra för leveranskedjorna

​

Ni ska ålägga riskleverantörer att redogöra för leveranskedjorna i enlighet med kravet på transparens i leveranskedjorna (punkt 4.4). Detta krav kommer att anpassas i varje upphandling beroende på varje branschs komplexitet och mognad.

​

Transparens i leveranskedjan

​

Att ålägga riskleverantörer att vara transparenta med leveranskedjorna leder till bättre riskbedömningar och begränsning av risker över tid. Informationen blir också allt viktigare för upphandlande organisationer, som har sanktioner och andra regleringar att följa. Ni kan dock använda befintliga transparenssystem för att minska eventuella onödiga bördor.

Förslag på verifikat​

​

  • Processdokument som beskriver vidareförmedlingen av åtagandena och processen för tillbörlig aktsamhet.

  • Formella avtal som innehåller både åtagandena och processen för tillbörlig aktsamhet, för stickprovsprodukter.

  • Undertecknade uppförandekoder, för stickprovsprodukter.

  • Om ni är del av ett flerpartsinitiativ, en jämförelse av initiativet med åtagandena och processen för tillbörlig aktsamhet, samt en beskrivning av hur ni arbetar inom det för att revidera det, vid behov.

  • Om ni säljer varor från ett multinationellt varumärke som inte undertecknar er uppförandekod, en jämförelse av varumärkets policyer och processer med åtagandena och processen för tillbörlig aktsamhet, samt en åtgärdsplan beroende på eventuella avvikelser och graden av inflytande.

  • Undertecknade hållbarhetsintyg, för stickprovsprodukter.

Mallar för processkrav 4​

​

bottom of page