Förbered upphandlingen
Här får ni hjälp med att avgöra om och när det är behövligt att ställa krav på hållbara leveranskedjor samt med att identifiera och bedöma negativ påverkan på människor och miljö i leveranskedjan. Ni får även hjälp med att kartlägga förutsättningarna i den aktuella branschen och planera för uppföljning.
Inledning
Bra planering underlättar arbetet under hela upphandlingsprocessen. Se därför till att avsätta tid och resurser för att kartlägga och analysera behov, marknad och risker.
För kontraktsvillkoret om tillbörlig aktsamhet för hållbara leveranskedjor handlar det här steget om att:
Avgöra när villkoren ska användas
Innan ni genomför en upphandling behöver ni bedöma om det är aktuellt att ställa kontraktsvillkoren för Tillbörlig aktsamhet för hållbara leveranskedjor.
Om upphandlingen omfattar någon av regionernas prioriterade inköpskategorier har en behövlighetsbedömning redan gjorts på nationell nivå och villkoren ska alltid användas.
Om arbetet inom ramen för kontraktet utförs under sådana förhållanden att svensk arbetsrätt inte är tillämplig, är ni i vissa fall skyldiga att kräva att leverantören fullgör kontraktet i enlighet med ILO:s kärnkonventioner – under förutsättning att detta är ”behövligt".
Mall för behövlighetsbedömning för upphandlare och leverantörer.
Arbetsrättsliga villkor i upphandlingsreglerna
Internationella arbetsorganisationen (ILO) är FN:s expertorgan för sysselsättnings- och arbetslivsfrågor. Deras deklaration om grundläggande principer och rättigheter i arbetslivet förbinder medlemsstaterna att respektera och främja dessa principer och rättigheter, oavsett om de har ratificerat de så kallade kärnkonventionerna.
Kärnkonventionerna är tio till antalet och rör fem olika områden:
-
föreningsfrihet och kollektiva förhandlingar (ILO 87 och 98)
-
tvångsarbete (ILO 29 och 105)
-
barnarbete (ILO 138 och 182)
-
diskriminering i anställning (ILO 100 och 111)
-
säker och hälsosam arbetsmiljö (ILO 155 och ILO 187).
I samband med upphandling behöver ni därför göra en så kallad behövlighetsbedömning. Bedömningen bör utgå från ett helhetsperspektiv och baseras på uppgifter om risker för oskäliga arbetsvillkor i den aktuella leveranskedjan. Det räcker alltså inte att titta på i vilket land sluttillverkningen sker. Produkter som tillverkas i Nordeuropa, där riskerna generellt är lägre, kräver ofta komponenter eller råvaror från länder med högre risker.
Behövlighetsbedömningen underlättas dock av att det räcker att det finns något som talar för att villkoren behöver ställas för att det ska vara behövligt att ställa dem. Detta innebär att det i princip alltid är behövligt att ställa villkoren när ni har en internationell leveranskedja.
Om ni behöver göra en behövlighetsbedömning för övriga kategorier kan ni använda nedan landriskanalys.
-
Så genomför ni en riskanalysSteg 1: Kartläggning av leveranskedjan Det första steget i en riskanalys består av att kartlägga leveranskedjan för att ta reda på dess struktur. Detta omfattar att identifiera i vilka länder arbetet utförs, och om möjligt även i vilka regioner. Detta är särskilt relevant om arbetet utförs i någon region som är känd för att ha höga risker. Inom vissa branscher som livsmedel, textilier och IT finns mycket information. För andra branscher som läkemedel är däremot transparensen låg. För att få fram den här informationen kan ni fråga kategoriansvarig, kategoriråden, ställ frågor till leverantörer, ta reda på importdata, läs revisionsrapporter och marknadsanalyser för specifika branscher . Det är också viktigt att identifiera vad för typ av arbete som utförs och vilken typ av aktör i kedjan som utför det. Handlar det exempelvis om en bransch som kännetecknas av låga löner och hälsofarliga processer? Består arbetsstyrkan av migrantarbetare eller säsongsarbetare? Är leveranskedjan komplex med många underleverantörsled och bristande transparens? Den här typen av information är viktig då både geografiska risker, branschrisker och produktrisker behöver beaktas. Steg 2: Samla information från trovärdiga och oberoende källor När ni har kartlagt ursprung och leveranskedjan är nästa steg att samla information om situationen för mänskliga rättigheter, arbetares rättigheter, miljön och affärsetik i de aktuella länderna där arbetet utförs, det vill säga både för sluttillverkning, komponenttillverkning och råvaror. För detta behöver ni vända er till trovärdiga och oberoende källor såsom internationella organisationer, myndigheter, frivillig- och civilsamhällesorganisationer och globala fackförbund. Källor Steg 3: Identifiera och bedöm negativ påverkan Det sista steget handlar om att bedöma vilken faktisk och potentiell negativ påverkan leveranskedjan är förenad med, utifrån den information som har sammanställts i steg 1 och 2. Detta för att kunna avgöra vilka konkreta åtgärder som behöver vidtas för att hantera riskerna. Ofta har flera risker identifierats och för att prioritera dem behöver ni göra en allvarlighetsbedömning. De mest betydande riskerna prioriteras utifrån sannolikhet och allvarlighet (läs mer under punkt d i processkrav 2)
Identifiera och bedöma negativ påverkan
Att identifiera och bedöma negativ påverkan på människor och miljö är viktigt för att öka er förståelse för riskerna. Det är dessutom avgörande för att veta om det behövs något kompletterande krav, till exempel avseende ansvarsfullt utvunna mineraler, och för att fastställa vilka komponenter eller råvaror som är relevanta att inkludera i kravet på transparens i leveranskedjorna.
Transparens i leveranskedjorna
För att underlätta har Upphandlingsmyndigheten en riskanalystjänst. I tjänsten finns information om risker för ett antal högriskprodukter samt tips på hur ni kan hantera riskerna.
Om ni vill identifiera negativ påverkan i leveranskedjan på egen hand kan ni genomföra en egen riskanalys. Detta är en metod för att identifiera och bedöma risker och ger er information om riskerna i leveranskedjan för den aktuella varan eller tjänsten.
-
Så genomför ni en riskanalysSteg 1: Kartläggning av leveranskedjan Det första steget i en riskanalys består av att kartlägga leveranskedjan för att ta reda på dess struktur. Detta omfattar att identifiera i vilka länder arbetet utförs, och om möjligt även i vilka regioner. Detta är särskilt relevant om arbetet utförs i någon region som är känd för att ha höga risker. Inom vissa branscher som livsmedel, textilier och IT finns mycket information. För andra branscher som läkemedel är däremot transparensen låg. För att få fram den här informationen kan ni fråga kategoriansvarig, kategoriråden, ställ frågor till leverantörer, ta reda på importdata, läs revisionsrapporter och marknadsanalyser för specifika branscher . Det är också viktigt att identifiera vad för typ av arbete som utförs och vilken typ av aktör i kedjan som utför det. Handlar det exempelvis om en bransch som kännetecknas av låga löner och hälsofarliga processer? Består arbetsstyrkan av migrantarbetare eller säsongsarbetare? Är leveranskedjan komplex med många underleverantörsled och bristande transparens? Den här typen av information är viktig då både geografiska risker, branschrisker och produktrisker behöver beaktas. Steg 2: Samla information från trovärdiga och oberoende källor När ni har kartlagt ursprung och leveranskedjan är nästa steg att samla information om situationen för mänskliga rättigheter, arbetares rättigheter, miljön och affärsetik i de aktuella länderna där arbetet utförs, det vill säga både för sluttillverkning, komponenttillverkning och råvaror. För detta behöver ni vända er till trovärdiga och oberoende källor såsom internationella organisationer, myndigheter, frivillig- och civilsamhällesorganisationer och globala fackförbund. Källor Steg 3: Identifiera och bedöm negativ påverkan Det sista steget handlar om att bedöma vilken faktisk och potentiell negativ påverkan leveranskedjan är förenad med, utifrån den information som har sammanställts i steg 1 och 2. Detta för att kunna avgöra vilka konkreta åtgärder som behöver vidtas för att hantera riskerna. Ofta har flera risker identifierats och för att prioritera dem behöver ni göra en allvarlighetsbedömning. De mest betydande riskerna prioriteras utifrån sannolikhet och allvarlighet (läs mer under punkt d i processkrav 2)
Kartlägga förutsättningarna i branschen
Förutsättningarna för att säkerställa hållbarhet i leveranskedjorna varierar mellan olika branscher. Strukturella problem som förekommer i en hel bransch, som brist på spårbarhet, kan göra arbetet mer komplext. I sådana situationer kan det vara bra om företag samverkar gemensamt inom branschen, till exempel genom branschinitiativ och märkningar. För därför gärna dialog med leverantörer om branschens utmaningar och kollektiva lösningar.
-
Så genomför ni en riskanalysSteg 1: Kartläggning av leveranskedjan Det första steget i en riskanalys består av att kartlägga leveranskedjan för att ta reda på dess struktur. Detta omfattar att identifiera i vilka länder arbetet utförs, och om möjligt även i vilka regioner. Detta är särskilt relevant om arbetet utförs i någon region som är känd för att ha höga risker. Inom vissa branscher som livsmedel, textilier och IT finns mycket information. För andra branscher som läkemedel är däremot transparensen låg. För att få fram den här informationen kan ni fråga kategoriansvarig, kategoriråden, ställ frågor till leverantörer, ta reda på importdata, läs revisionsrapporter och marknadsanalyser för specifika branscher . Det är också viktigt att identifiera vad för typ av arbete som utförs och vilken typ av aktör i kedjan som utför det. Handlar det exempelvis om en bransch som kännetecknas av låga löner och hälsofarliga processer? Består arbetsstyrkan av migrantarbetare eller säsongsarbetare? Är leveranskedjan komplex med många underleverantörsled och bristande transparens? Den här typen av information är viktig då både geografiska risker, branschrisker och produktrisker behöver beaktas. Steg 2: Samla information från trovärdiga och oberoende källor När ni har kartlagt ursprung och leveranskedjan är nästa steg att samla information om situationen för mänskliga rättigheter, arbetares rättigheter, miljön och affärsetik i de aktuella länderna där arbetet utförs, det vill säga både för sluttillverkning, komponenttillverkning och råvaror. För detta behöver ni vända er till trovärdiga och oberoende källor såsom internationella organisationer, myndigheter, frivillig- och civilsamhällesorganisationer och globala fackförbund. Källor Steg 3: Identifiera och bedöm negativ påverkan Det sista steget handlar om att bedöma vilken faktisk och potentiell negativ påverkan leveranskedjan är förenad med, utifrån den information som har sammanställts i steg 1 och 2. Detta för att kunna avgöra vilka konkreta åtgärder som behöver vidtas för att hantera riskerna. Ofta har flera risker identifierats och för att prioritera dem behöver ni göra en allvarlighetsbedömning. De mest betydande riskerna prioriteras utifrån sannolikhet och allvarlighet (läs mer under punkt d i processkrav 2)
Planera för uppföljning
Enligt kontraktsvillkoret ska leverantören delta i och samarbeta med er i uppföljningen av åtagandena och processen för tillbörlig aktsamhet, genom dialog, egenrapportering, transparens i leveranskedjorna och revision.
Tänk på att redan under förberedelsefasen planera för hur kontraktsvillkoret ska följas upp, även om detaljerna sätts senare. I detta skede omfattar planeringen att säkerställa att ni har de resurser och den kompetens som krävs för att genomföra uppföljningen.
Inköpskategorier som regionerna har bedömt har särskilt höga risker för människor och miljö följs upp i en gemensam process som leds av Regionernas Kansli för Hållbar Upphandling. Resultaten från uppföljningen publiceras på kansliets hemsida.
När ni planerar uppföljningen av en leverantör kan vara av värde att se över resultaten från tidigare uppföljningar. Det kan också spara tid att kontakta Regionernas Kansli för Hållbar Upphandling för att få information om vilka leverantörer som kommer att följas upp på under kommande året.
Adda Inköpscentral har ramavtal för revisioner som upphandlande organisationer kan använda.
Adda Inköpscentrals ramavtal Gransknings- och rådgivningstjänster