Förbered upphandlingen
Bedöma behovet av villkoret
Innan du upphandlar behöver du bedöma behovet av att ställa kontraktsvillkoret.
Om svensk arbetsrätt inte är tillämplig, är du i vissa fall skyldig att kräva att leverantören fullgör kontraktet i enlighet med ILO:s grundläggande konventioner, om detta är ”behövligt".
Arbetsrättsliga villkor i upphandlingsreglerna
ILO:s grundläggande konventioner
Internationella arbetsorganisationen (ILO) är FN:s expertorgan för sysselsättnings- och arbetslivsfrågor. ILO:s deklaration om grundläggande principer och rättigheter i arbetslivet förbinder medlemsstaterna att respektera och främja dessa, även om de inte har ratificerat de grundläggande konventionerna. De grundläggande konventionerna är tio till antalet och rör fem områden:
-
föreningsfrihet och kollektiva förhandlingar (ILO 87 och 98)
-
tvångsarbete (ILO 29 och 105)
-
barnarbete (ILO 138 och 182)
-
diskriminering i anställning (ILO 100 och 111)
-
säker och hälsosam arbetsmiljö (ILO 155 och ILO 187).
Vid upphandling behöver du därför göra en behövlighetsbedömning. Bedömningen bör baseras på risken för oskäliga arbetsvillkor i leveranskedjan. Det räcker alltså inte att bara titta på var sluttillverkningen sker. Produkter från Nordeuropa, där riskerna generellt är lägre, kan innehålla komponenter eller råvaror från länder med högre risker. Bedömningen förenklas dock av att det räcker med att det finns något som talar för att villkoret behöver ställas för att det ska vara ”behövligt”. Detta innebär att villkoret i stort sett alltid behöver ställas vid internationella leveranskedjor.
För regionernas prioriterade inköpskategorier är en behövlighetsbedömning redan gjord och villkoret ska alltid användas. För andra kategorier kan du använda mallen som du hittar på sidan för landrisker.
-
Så gör du en riskanalysSteg 1: Kartlägg leveranskedjan Det första steget är att kartlägga leveranskedjan för att förstå dess struktur. Detta innebär att identifiera i vilka länder och om möjligt regioner arbetet utförs, särskilt om det sker i områden med höga risker. För vissa branscher, som livsmedel, textilier och IT, finns det mycket information, medan transparensen kan vara låg i andra branscher, som läkemedel. För att samla denna information kan ni fråga kategoriansvariga och leverantörer samt läsa revisionsrapporter eller marknadsanalyser. Det är också viktigt att förstå vilken typ av arbete som utförs och av vilka aktörer. Är det en bransch med låga löner och farliga arbetsprocesser? Består arbetskraften av migrantarbetare eller säsongsarbetare? Är leveranskedjan komplex och saknar transparens? Den här informationen är avgörande för att kunna bedöma både geografiska risker, branschrisker och produktrisker. Steg 2: Samla information från trovärdiga och oberoende källor Efter att ha kartlagt ursprung och leveranskedja är nästa steg att samla information om mänskliga rättigheter, arbetstagares rättigheter, miljö och affärsetik i de länder där arbetet utförs, både för sluttillverkning, komponenttillverkning och råvaror. För detta bör du använda trovärdiga och oberoende källor som internationella organisationer, myndigheter, frivilligorganisationer och globala fackförbund. Källor Steg 3: Identifiera och bedöm negativ påverkan Det sista steget är att identifiera och bedöma den negativa påverkan i leveranskedjan, baserat på den information som samlats i steg 1 och 2. Ofta identifieras flera risker och då behöver du prioritera dem utifrån sannolikhet och allvarlighet. Du bedömer allvarlighet utifrån den negativa påverkans vikt, omfattning och möjlighet att återställa (scale, scope and irremediability på engelska): Vikt avser tyngden av den negativa påverkan. Omfattning avser påverkans räckvidd, till exempel antalet individer som är eller kommer att påverkas eller omfattningen av miljöskador. Möjlighet att återställa innebär alla begränsningar i förmågan att återställa påverkade individer eller miljön till en situation som motsvarar situationen före den negativa påverkan. Allvarlighet är inte ett absolut begrepp – det står i relation till annan negativ påverkan identifierad i det enskilda fallet. Ofta drabbas särskilt sårbara grupper av den allvarligaste påverkan. Därför bör du särskilt uppmärksamma dessa grupper. Om en potentiell påverkan på mänskliga rättigheter dessutom har låg sannolikhet men hög allvarlighet, blir allvarligheten avgörande. Detta innebär att om en negativ påverkan kan leda till förlust av människoliv bör den prioriteras även om den är mindre sannolik.
Identifiera och bedöma negativ påverkan
Att identifiera och bedöma negativ påverkan är viktigt för att förstå riskerna. Det är också avgörande för att bedöma om ytterligare krav behövs, till exempel på ansvarsfullt utvunna mineraler, samt för att fastställa vad som bör ingå i kravet på transparens i leveranskedjorna.
Transparens i leveranskedjorna
Upphandlingsmyndigheten erbjuder en riskanalystjänst som ger information om risker för högriskprodukter och tips för att hantera dessa risker.
Du kan också identifiera och bedöma negativ påverkan i leveranskedjan själv.
-
Så gör du en riskanalysSteg 1: Kartlägg leveranskedjan Det första steget är att kartlägga leveranskedjan för att förstå dess struktur. Detta innebär att identifiera i vilka länder och om möjligt regioner arbetet utförs, särskilt om det sker i områden med höga risker. För vissa branscher, som livsmedel, textilier och IT, finns det mycket information, medan transparensen kan vara låg i andra branscher, som läkemedel. För att samla denna information kan ni fråga kategoriansvariga och leverantörer samt läsa revisionsrapporter eller marknadsanalyser. Det är också viktigt att förstå vilken typ av arbete som utförs och av vilka aktörer. Är det en bransch med låga löner och farliga arbetsprocesser? Består arbetskraften av migrantarbetare eller säsongsarbetare? Är leveranskedjan komplex och saknar transparens? Den här informationen är avgörande för att kunna bedöma både geografiska risker, branschrisker och produktrisker. Steg 2: Samla information från trovärdiga och oberoende källor Efter att ha kartlagt ursprung och leveranskedja är nästa steg att samla information om mänskliga rättigheter, arbetstagares rättigheter, miljö och affärsetik i de länder där arbetet utförs, både för sluttillverkning, komponenttillverkning och råvaror. För detta bör du använda trovärdiga och oberoende källor som internationella organisationer, myndigheter, frivilligorganisationer och globala fackförbund. Källor Steg 3: Identifiera och bedöm negativ påverkan Det sista steget är att identifiera och bedöma den negativa påverkan i leveranskedjan, baserat på den information som samlats i steg 1 och 2. Ofta identifieras flera risker och då behöver du prioritera dem utifrån sannolikhet och allvarlighet. Du bedömer allvarlighet utifrån den negativa påverkans vikt, omfattning och möjlighet att återställa (scale, scope and irremediability på engelska): Vikt avser tyngden av den negativa påverkan. Omfattning avser påverkans räckvidd, till exempel antalet individer som är eller kommer att påverkas eller omfattningen av miljöskador. Möjlighet att återställa innebär alla begränsningar i förmågan att återställa påverkade individer eller miljön till en situation som motsvarar situationen före den negativa påverkan. Allvarlighet är inte ett absolut begrepp – det står i relation till annan negativ påverkan identifierad i det enskilda fallet. Ofta drabbas särskilt sårbara grupper av den allvarligaste påverkan. Därför bör du särskilt uppmärksamma dessa grupper. Om en potentiell påverkan på mänskliga rättigheter dessutom har låg sannolikhet men hög allvarlighet, blir allvarligheten avgörande. Detta innebär att om en negativ påverkan kan leda till förlust av människoliv bör den prioriteras även om den är mindre sannolik.
Kartlägga branschens förutsättningar
Möjligheterna att säkerställa hållbarhet i leveranskedjor varierar mellan branscher. Strukturella problem, som brist på spårbarhet, kan göra arbetet mer komplext. I sådana fall kan samarbete genom exempelvis branschinitiativ och märkningar vara en lösning. För därför tidig dialog med leverantörer om branschens utmaningar och lösningar.
-
Så gör du en riskanalysSteg 1: Kartlägg leveranskedjan Det första steget är att kartlägga leveranskedjan för att förstå dess struktur. Detta innebär att identifiera i vilka länder och om möjligt regioner arbetet utförs, särskilt om det sker i områden med höga risker. För vissa branscher, som livsmedel, textilier och IT, finns det mycket information, medan transparensen kan vara låg i andra branscher, som läkemedel. För att samla denna information kan ni fråga kategoriansvariga och leverantörer samt läsa revisionsrapporter eller marknadsanalyser. Det är också viktigt att förstå vilken typ av arbete som utförs och av vilka aktörer. Är det en bransch med låga löner och farliga arbetsprocesser? Består arbetskraften av migrantarbetare eller säsongsarbetare? Är leveranskedjan komplex och saknar transparens? Den här informationen är avgörande för att kunna bedöma både geografiska risker, branschrisker och produktrisker. Steg 2: Samla information från trovärdiga och oberoende källor Efter att ha kartlagt ursprung och leveranskedja är nästa steg att samla information om mänskliga rättigheter, arbetstagares rättigheter, miljö och affärsetik i de länder där arbetet utförs, både för sluttillverkning, komponenttillverkning och råvaror. För detta bör du använda trovärdiga och oberoende källor som internationella organisationer, myndigheter, frivilligorganisationer och globala fackförbund. Källor Steg 3: Identifiera och bedöm negativ påverkan Det sista steget är att identifiera och bedöma den negativa påverkan i leveranskedjan, baserat på den information som samlats i steg 1 och 2. Ofta identifieras flera risker och då behöver du prioritera dem utifrån sannolikhet och allvarlighet. Du bedömer allvarlighet utifrån den negativa påverkans vikt, omfattning och möjlighet att återställa (scale, scope and irremediability på engelska): Vikt avser tyngden av den negativa påverkan. Omfattning avser påverkans räckvidd, till exempel antalet individer som är eller kommer att påverkas eller omfattningen av miljöskador. Möjlighet att återställa innebär alla begränsningar i förmågan att återställa påverkade individer eller miljön till en situation som motsvarar situationen före den negativa påverkan. Allvarlighet är inte ett absolut begrepp – det står i relation till annan negativ påverkan identifierad i det enskilda fallet. Ofta drabbas särskilt sårbara grupper av den allvarligaste påverkan. Därför bör du särskilt uppmärksamma dessa grupper. Om en potentiell påverkan på mänskliga rättigheter dessutom har låg sannolikhet men hög allvarlighet, blir allvarligheten avgörande. Detta innebär att om en negativ påverkan kan leda till förlust av människoliv bör den prioriteras även om den är mindre sannolik.
Planera för uppföljning
Leverantören ska delta i och samarbeta med er i uppföljningen av kontraktsvillkoret, genom dialog, egenrapportering, transparens i leveranskedjorna och revision. Planera redan i förberedelsefasen hur uppföljningen ska gå till, även om detaljerna sätts först senare. Säkerställ att ni har rätt resurser och kompetens att genomföra uppföljningen.
Inköpskategorier med särskilt höga risker följs upp gemensamt av Regionernas Kansli för Hållbar Upphandling. Resultaten publiceras på webbplatsen. Du kan också kontakta kansliet för information om vilka leverantörer som kommer att följas upp under året.
Upphandlare kan även använda Adda Inköpscentrals ramavtal för revisioner.
Adda Inköpscentrals ramavtal Gransknings- och rådgivningstjänster