Förvalta avtalet

Vi hjälper dig att förbereda leverantörer inför avtalsstart, att planera och genomföra uppföljningen samt att hantera avvikelser. Vi tipsar även om hur du kan utvärdera och kommunicera resultat.

Genomför upphandlingen

Förbereda leverantörer

Efter att avtalsspärren löpt ut är det bra att hålla ett uppstartsmöte med leverantörerna. Mötet ger möjlighet att:

Förklara kontraktsvillkoret genom att gå igenom denna vägledning.
Etablera kontakt med de personer som ansvarar för tillbörlig aktsamhet.
Informera om uppföljningsprocessen.
Besvara eventuella frågor.

Att tidigt skapa kontakt med leverantörens ansvariga för tillbörlig aktsamhet är avgörande för ett smidigt samarbete och effektiv uppföljning.

Planera uppföljningen

Uppföljning är avgörande av flera skäl:

Säkerställa att leverantören uppfyller kontraktsvillkoret.
Garantera att regionerna får det som efterfrågats.
Motverka att oseriösa företag gynnas.

Redan i förberedelsefasen bör du ha planerat hur uppföljningen ska genomföras, även om detaljerna fastställs först nu. Konkret handlar det om att bestämma:

När uppföljningen ska ske.
Hur den ska genomföras.
Vem som ansvarar för den.

Inköpskategorier med särskilt höga risker följs upp gemensamt av Regionernas Kansli för Hållbar Upphandling. Resultaten publiceras här på webbplatsen. Du kan också kontakta kansliet för information om vilka leverantörer som kommer att följas upp under året.

Så gör du en riskanalys

Steg 1: Kartlägg leveranskedjan Det första steget är att kartlägga leveranskedjan för att förstå dess struktur. Detta innebär att identifiera i vilka länder och om möjligt regioner arbetet utförs, särskilt om det sker i områden med höga risker. För vissa branscher, som livsmedel, textilier och IT, finns det mycket information, medan transparensen kan vara låg i andra branscher, som läkemedel. För att samla denna information kan ni fråga kategoriansvariga och leverantörer samt läsa revisionsrapporter eller marknadsanalyser. Det är också viktigt att förstå vilken typ av arbete som utförs och av vilka aktörer. Är det en bransch med låga löner och farliga arbetsprocesser? Består arbetskraften av migrantarbetare eller säsongsarbetare? Är leveranskedjan komplex och saknar transparens? Den här informationen är avgörande för att kunna bedöma både geografiska risker, branschrisker och produktrisker. Steg 2: Samla information från trovärdiga och oberoende källor Efter att ha kartlagt ursprung och leveranskedja är nästa steg att samla information om mänskliga rättigheter, arbetstagares rättigheter, miljö och affärsetik i de länder där arbetet utförs, både för sluttillverkning, komponenttillverkning och råvaror. För detta bör du använda trovärdiga och oberoende källor som internationella organisationer, myndigheter, frivilligorganisationer och globala fackförbund. Källor Steg 3: Identifiera och bedöm negativ påverkan Det sista steget är att identifiera och bedöma den negativa påverkan i leveranskedjan, baserat på den information som samlats i steg 1 och 2. Ofta identifieras flera risker och då behöver du prioritera dem utifrån sannolikhet och allvarlighet. Du bedömer allvarlighet utifrån den negativa påverkans vikt, omfattning och möjlighet att återställa (scale, scope and irremediability på engelska): Vikt avser tyngden av den negativa påverkan. Omfattning avser påverkans räckvidd, till exempel antalet individer som är eller kommer att påverkas eller omfattningen av miljöskador. Möjlighet att återställa innebär alla begränsningar i förmågan att återställa påverkade individer eller miljön till en situation som motsvarar situationen före den negativa påverkan. Allvarlighet är inte ett absolut begrepp – det står i relation till annan negativ påverkan identifierad i det enskilda fallet. Ofta drabbas särskilt sårbara grupper av den allvarligaste påverkan. Därför bör du särskilt uppmärksamma dessa grupper. Om en potentiell påverkan på mänskliga rättigheter dessutom har låg sannolikhet men hög allvarlighet, blir allvarligheten avgörande. Detta innebär att om en negativ påverkan kan leda till förlust av människoliv bör den prioriteras även om den är mindre sannolik.

Genomföra uppföljningen

Utdrag ur kontraktsvillkoret

Leverantören ska delta i och samarbeta med [den upphandlande organisationens] uppföljning av åtagandena i Uppförandekod för leverantörer (punkt 1) och processen för tillbörlig aktsamhet (punkt 2). Uppföljningen kan komma att genomföras genom olika metoder såsom dialog, egenrapportering, transparens i leveranskedjorna och revision.

Leverantörer är skyldiga att medverka i uppföljning.

Kontraktsvillkoret möjliggör användning av flera olika metoder för uppföljning.

Så gör du en riskanalys

Steg 1: Kartlägg leveranskedjan Det första steget är att kartlägga leveranskedjan för att förstå dess struktur. Detta innebär att identifiera i vilka länder och om möjligt regioner arbetet utförs, särskilt om det sker i områden med höga risker. För vissa branscher, som livsmedel, textilier och IT, finns det mycket information, medan transparensen kan vara låg i andra branscher, som läkemedel. För att samla denna information kan ni fråga kategoriansvariga och leverantörer samt läsa revisionsrapporter eller marknadsanalyser. Det är också viktigt att förstå vilken typ av arbete som utförs och av vilka aktörer. Är det en bransch med låga löner och farliga arbetsprocesser? Består arbetskraften av migrantarbetare eller säsongsarbetare? Är leveranskedjan komplex och saknar transparens? Den här informationen är avgörande för att kunna bedöma både geografiska risker, branschrisker och produktrisker. Steg 2: Samla information från trovärdiga och oberoende källor Efter att ha kartlagt ursprung och leveranskedja är nästa steg att samla information om mänskliga rättigheter, arbetstagares rättigheter, miljö och affärsetik i de länder där arbetet utförs, både för sluttillverkning, komponenttillverkning och råvaror. För detta bör du använda trovärdiga och oberoende källor som internationella organisationer, myndigheter, frivilligorganisationer och globala fackförbund. Källor Steg 3: Identifiera och bedöm negativ påverkan Det sista steget är att identifiera och bedöma den negativa påverkan i leveranskedjan, baserat på den information som samlats i steg 1 och 2. Ofta identifieras flera risker och då behöver du prioritera dem utifrån sannolikhet och allvarlighet. Du bedömer allvarlighet utifrån den negativa påverkans vikt, omfattning och möjlighet att återställa (scale, scope and irremediability på engelska): Vikt avser tyngden av den negativa påverkan. Omfattning avser påverkans räckvidd, till exempel antalet individer som är eller kommer att påverkas eller omfattningen av miljöskador. Möjlighet att återställa innebär alla begränsningar i förmågan att återställa påverkade individer eller miljön till en situation som motsvarar situationen före den negativa påverkan. Allvarlighet är inte ett absolut begrepp – det står i relation till annan negativ påverkan identifierad i det enskilda fallet. Ofta drabbas särskilt sårbara grupper av den allvarligaste påverkan. Därför bör du särskilt uppmärksamma dessa grupper. Om en potentiell påverkan på mänskliga rättigheter dessutom har låg sannolikhet men hög allvarlighet, blir allvarligheten avgörande. Detta innebär att om en negativ påverkan kan leda till förlust av människoliv bör den prioriteras även om den är mindre sannolik.

Hantera avvikelser

Utdrag ur kontraktsvillkoret

Leverantören ska åtgärda avvikelser från åtagandena i Uppförandekod för leverantörer (punkt 1) och processen för tillbörlig aktsamhet (punkt 2). Fokus ska vara på förbättringar i leverantörens verksamhet och i leveranskedjorna.

När du hanterar avvikelser är fokus på förbättringar viktigt. Detta uppnås bäst genom samverkan med leverantörer, oavsett om avvikelsen gäller uppförandekoden eller processen för tillbörlig aktsamhet. Avvikelser är vanliga, även hos leverantörer som arbetar aktivt med hållbarhet. Vissa kan vara enkla att åtgärda, och alla är inte lika allvarliga.

Vid upptäckta avvikelser ska alltid en åtgärdsplan upprättas, med en tidsplan som tydligt beskriver hur och när leverantören ska avhjälpa bristerna. Om leverantören inte följer den fastställda planen innehåller kontraktsvillkoret flera sanktionsmöjligheter.

Så gör du en riskanalys

Steg 1: Kartlägg leveranskedjan Det första steget är att kartlägga leveranskedjan för att förstå dess struktur. Detta innebär att identifiera i vilka länder och om möjligt regioner arbetet utförs, särskilt om det sker i områden med höga risker. För vissa branscher, som livsmedel, textilier och IT, finns det mycket information, medan transparensen kan vara låg i andra branscher, som läkemedel. För att samla denna information kan ni fråga kategoriansvariga och leverantörer samt läsa revisionsrapporter eller marknadsanalyser. Det är också viktigt att förstå vilken typ av arbete som utförs och av vilka aktörer. Är det en bransch med låga löner och farliga arbetsprocesser? Består arbetskraften av migrantarbetare eller säsongsarbetare? Är leveranskedjan komplex och saknar transparens? Den här informationen är avgörande för att kunna bedöma både geografiska risker, branschrisker och produktrisker. Steg 2: Samla information från trovärdiga och oberoende källor Efter att ha kartlagt ursprung och leveranskedja är nästa steg att samla information om mänskliga rättigheter, arbetstagares rättigheter, miljö och affärsetik i de länder där arbetet utförs, både för sluttillverkning, komponenttillverkning och råvaror. För detta bör du använda trovärdiga och oberoende källor som internationella organisationer, myndigheter, frivilligorganisationer och globala fackförbund. Källor Steg 3: Identifiera och bedöm negativ påverkan Det sista steget är att identifiera och bedöma den negativa påverkan i leveranskedjan, baserat på den information som samlats i steg 1 och 2. Ofta identifieras flera risker och då behöver du prioritera dem utifrån sannolikhet och allvarlighet. Du bedömer allvarlighet utifrån den negativa påverkans vikt, omfattning och möjlighet att återställa (scale, scope and irremediability på engelska): Vikt avser tyngden av den negativa påverkan. Omfattning avser påverkans räckvidd, till exempel antalet individer som är eller kommer att påverkas eller omfattningen av miljöskador. Möjlighet att återställa innebär alla begränsningar i förmågan att återställa påverkade individer eller miljön till en situation som motsvarar situationen före den negativa påverkan. Allvarlighet är inte ett absolut begrepp – det står i relation till annan negativ påverkan identifierad i det enskilda fallet. Ofta drabbas särskilt sårbara grupper av den allvarligaste påverkan. Därför bör du särskilt uppmärksamma dessa grupper. Om en potentiell påverkan på mänskliga rättigheter dessutom har låg sannolikhet men hög allvarlighet, blir allvarligheten avgörande. Detta innebär att om en negativ påverkan kan leda till förlust av människoliv bör den prioriteras även om den är mindre sannolik.

Regionerna har även en nationell eskaleringstrappa som anger vilka åtgärder som ska vidtas om avvikelserna inte åtgärdas. Vid användning av eskaleringstrappan är det viktigt att:

Dokumentera varje steg.
Säkerställa att trappans åtgärder följs.

Att säga upp ett kontrakt bör vara en sista utväg efter upprepade försök att åtgärda avvikelser. Även vid allvarliga avvikelser kan en omedelbar uppsägning förvärra problemen, vilket gör det viktigt att utträda ansvarsfullt.

Till exempel föreskriver uppförandekoden att arbetsgivare ska delta i program som säkerställer att barn som upptäcks i arbete får utbildning. Denna process tar tid och kräver långsiktigt samarbete med leverantören och underleverantören. Att avskeda barnet, eller säga upp avtalet, kan leda till att det hamnar i farligare arbetsförhållanden, exempelvis prostitution.

I kontraktsvillkoret finns trots detta en möjlighet att säga upp avtalet med omedelbar verkan om det kan påvisas att en allvarlig avvikelse förekommer. Detta gäller dock endast om den ansvariga parten inte omedelbart vidtar åtgärder för att förhindra och begränsa avvikelsen.

Utvärdera resultatet

Inför en avtalsförlängning eller avslut bör ni utvärdera hur avtalet har fungerat:

I vilka kontrakt har kontraktsvillkoret använts?
Vilka av dessa kontrakt har följts upp?
Hur många revisioner har genomförts per kontrakt/leverantör?
Vad har revisionerna kostat?
Hur har ni påverkat leverantörers arbete med tillbörlig aktsamhet och förhållandena i leveranskedjorna?

Utvärderingen ger värdefull information inför framtida upphandlingar av liknande varor eller tjänster.

Utvärderingen av den tidigare avtalsperioden är viktig information i förberedelsefasen för kommande upphandling av liknande varor eller tjänster.

Kommunicera resultatet

Det är viktigt att kommunicera ert arbete med tillbörlig aktsamhet för att synliggöra hur upphandling bidrar till bättre villkor i leveranskedjor. Kommunikationen kan fokusera på:

Har ni nått era mål?
Vilka mål ska ni ha kommande period?
Vilka lärdomar har ni dragit?
Hur har ni satsat på utbildning och kompetensutveckling?

Så gör du en riskanalys

Steg 1: Kartlägg leveranskedjan Det första steget är att kartlägga leveranskedjan för att förstå dess struktur. Detta innebär att identifiera i vilka länder och om möjligt regioner arbetet utförs, särskilt om det sker i områden med höga risker. För vissa branscher, som livsmedel, textilier och IT, finns det mycket information, medan transparensen kan vara låg i andra branscher, som läkemedel. För att samla denna information kan ni fråga kategoriansvariga och leverantörer samt läsa revisionsrapporter eller marknadsanalyser. Det är också viktigt att förstå vilken typ av arbete som utförs och av vilka aktörer. Är det en bransch med låga löner och farliga arbetsprocesser? Består arbetskraften av migrantarbetare eller säsongsarbetare? Är leveranskedjan komplex och saknar transparens? Den här informationen är avgörande för att kunna bedöma både geografiska risker, branschrisker och produktrisker. Steg 2: Samla information från trovärdiga och oberoende källor Efter att ha kartlagt ursprung och leveranskedja är nästa steg att samla information om mänskliga rättigheter, arbetstagares rättigheter, miljö och affärsetik i de länder där arbetet utförs, både för sluttillverkning, komponenttillverkning och råvaror. För detta bör du använda trovärdiga och oberoende källor som internationella organisationer, myndigheter, frivilligorganisationer och globala fackförbund. Källor Steg 3: Identifiera och bedöm negativ påverkan Det sista steget är att identifiera och bedöma den negativa påverkan i leveranskedjan, baserat på den information som samlats i steg 1 och 2. Ofta identifieras flera risker och då behöver du prioritera dem utifrån sannolikhet och allvarlighet. Du bedömer allvarlighet utifrån den negativa påverkans vikt, omfattning och möjlighet att återställa (scale, scope and irremediability på engelska): Vikt avser tyngden av den negativa påverkan. Omfattning avser påverkans räckvidd, till exempel antalet individer som är eller kommer att påverkas eller omfattningen av miljöskador. Möjlighet att återställa innebär alla begränsningar i förmågan att återställa påverkade individer eller miljön till en situation som motsvarar situationen före den negativa påverkan. Allvarlighet är inte ett absolut begrepp – det står i relation till annan negativ påverkan identifierad i det enskilda fallet. Ofta drabbas särskilt sårbara grupper av den allvarligaste påverkan. Därför bör du särskilt uppmärksamma dessa grupper. Om en potentiell påverkan på mänskliga rättigheter dessutom har låg sannolikhet men hög allvarlighet, blir allvarligheten avgörande. Detta innebär att om en negativ påverkan kan leda till förlust av människoliv bör den prioriteras även om den är mindre sannolik.