Genomför upphandlingen
Fastställa nivån på kontraktsvillkoret
Kontraktsvillkoret ska alltid användas i upphandlingar som omfattar regionernas nationellt prioriterade inköpskategorier. Kontraktsvillkoret kan även användas i andra upphandlingar med höga risker, om branschen är tillräckligt mogen vad gäller hållbarhetsfrågor och det är proportionerligt. För övriga kategorier erbjuder Upphandlingsmyndigheten kontraktsvillkor på basnivå.
Upphandlingsmyndighetens kontraktsvillkor på basnivå
Kontraktsvillkoren kompletteras av regionernas gemensamma Uppförandekod för leverantörer, som syftar till att säkerställa att kontrakt fullgörs i enlighet med mänskliga rättigheter, arbetares rättigheter, miljöhänsyn och affärsetik. Koden bygger på internationella ramverk, konventioner och deklarationer.
Kontraktsvillkoret är ett särskilt kontraktsvillkor, vilket innebär att det inte behöver uppfyllas vid anbudslämning utan först vid kontraktsfullgörandet. Om inget annat anges träder villkoret i kraft när kontraktet börjar gälla.
-
Så gör du en riskanalysSteg 1: Kartlägg leveranskedjan Det första steget är att kartlägga leveranskedjan för att förstå dess struktur. Detta innebär att identifiera i vilka länder och om möjligt regioner arbetet utförs, särskilt om det sker i områden med höga risker. För vissa branscher, som livsmedel, textilier och IT, finns det mycket information, medan transparensen kan vara låg i andra branscher, som läkemedel. För att samla denna information kan ni fråga kategoriansvariga och leverantörer samt läsa revisionsrapporter eller marknadsanalyser. Det är också viktigt att förstå vilken typ av arbete som utförs och av vilka aktörer. Är det en bransch med låga löner och farliga arbetsprocesser? Består arbetskraften av migrantarbetare eller säsongsarbetare? Är leveranskedjan komplex och saknar transparens? Den här informationen är avgörande för att kunna bedöma både geografiska risker, branschrisker och produktrisker. Steg 2: Samla information från trovärdiga och oberoende källor Efter att ha kartlagt ursprung och leveranskedja är nästa steg att samla information om mänskliga rättigheter, arbetstagares rättigheter, miljö och affärsetik i de länder där arbetet utförs, både för sluttillverkning, komponenttillverkning och råvaror. För detta bör du använda trovärdiga och oberoende källor som internationella organisationer, myndigheter, frivilligorganisationer och globala fackförbund. Källor Steg 3: Identifiera och bedöm negativ påverkan Det sista steget är att identifiera och bedöma den negativa påverkan i leveranskedjan, baserat på den information som samlats i steg 1 och 2. Ofta identifieras flera risker och då behöver du prioritera dem utifrån sannolikhet och allvarlighet. Du bedömer allvarlighet utifrån den negativa påverkans vikt, omfattning och möjlighet att återställa (scale, scope and irremediability på engelska): Vikt avser tyngden av den negativa påverkan. Omfattning avser påverkans räckvidd, till exempel antalet individer som är eller kommer att påverkas eller omfattningen av miljöskador. Möjlighet att återställa innebär alla begränsningar i förmågan att återställa påverkade individer eller miljön till en situation som motsvarar situationen före den negativa påverkan. Allvarlighet är inte ett absolut begrepp – det står i relation till annan negativ påverkan identifierad i det enskilda fallet. Ofta drabbas särskilt sårbara grupper av den allvarligaste påverkan. Därför bör du särskilt uppmärksamma dessa grupper. Om en potentiell påverkan på mänskliga rättigheter dessutom har låg sannolikhet men hög allvarlighet, blir allvarligheten avgörande. Detta innebär att om en negativ påverkan kan leda till förlust av människoliv bör den prioriteras även om den är mindre sannolik.
Komplettera och färdigställa kontraktsvillkoret
Som upphandlare behöver du komplettera och färdigställa kontraktsvillkoret. Platshållare såsom [den upphandlande organisationen] ska ersättas med relevant information. När kontraktsvillkoret är klart ska det inkluderas i sin helhet i upphandlingsdokumenten för att säkerställa transparens.
-
Så gör du en riskanalysSteg 1: Kartlägg leveranskedjan Det första steget är att kartlägga leveranskedjan för att förstå dess struktur. Detta innebär att identifiera i vilka länder och om möjligt regioner arbetet utförs, särskilt om det sker i områden med höga risker. För vissa branscher, som livsmedel, textilier och IT, finns det mycket information, medan transparensen kan vara låg i andra branscher, som läkemedel. För att samla denna information kan ni fråga kategoriansvariga och leverantörer samt läsa revisionsrapporter eller marknadsanalyser. Det är också viktigt att förstå vilken typ av arbete som utförs och av vilka aktörer. Är det en bransch med låga löner och farliga arbetsprocesser? Består arbetskraften av migrantarbetare eller säsongsarbetare? Är leveranskedjan komplex och saknar transparens? Den här informationen är avgörande för att kunna bedöma både geografiska risker, branschrisker och produktrisker. Steg 2: Samla information från trovärdiga och oberoende källor Efter att ha kartlagt ursprung och leveranskedja är nästa steg att samla information om mänskliga rättigheter, arbetstagares rättigheter, miljö och affärsetik i de länder där arbetet utförs, både för sluttillverkning, komponenttillverkning och råvaror. För detta bör du använda trovärdiga och oberoende källor som internationella organisationer, myndigheter, frivilligorganisationer och globala fackförbund. Källor Steg 3: Identifiera och bedöm negativ påverkan Det sista steget är att identifiera och bedöma den negativa påverkan i leveranskedjan, baserat på den information som samlats i steg 1 och 2. Ofta identifieras flera risker och då behöver du prioritera dem utifrån sannolikhet och allvarlighet. Du bedömer allvarlighet utifrån den negativa påverkans vikt, omfattning och möjlighet att återställa (scale, scope and irremediability på engelska): Vikt avser tyngden av den negativa påverkan. Omfattning avser påverkans räckvidd, till exempel antalet individer som är eller kommer att påverkas eller omfattningen av miljöskador. Möjlighet att återställa innebär alla begränsningar i förmågan att återställa påverkade individer eller miljön till en situation som motsvarar situationen före den negativa påverkan. Allvarlighet är inte ett absolut begrepp – det står i relation till annan negativ påverkan identifierad i det enskilda fallet. Ofta drabbas särskilt sårbara grupper av den allvarligaste påverkan. Därför bör du särskilt uppmärksamma dessa grupper. Om en potentiell påverkan på mänskliga rättigheter dessutom har låg sannolikhet men hög allvarlighet, blir allvarligheten avgörande. Detta innebär att om en negativ påverkan kan leda till förlust av människoliv bör den prioriteras även om den är mindre sannolik.
Begära information om sluttillverkningsland
Se till att prislistor och statistik innehåller information om sluttillverkningsland och om möjligt även ort. Detta är viktigt både ur ett hållbarhets- och försörjningsperspektiv.
Vid kontorsrevision kontrolleras tillämpningen av policyer och processer utifrån stickprov. För att välja relevanta stickprov bör ni analysera vilka produkter som har störst risk för negativ påverkan, något som kräver information om sluttillverkningsland. Vid hantering av allvarliga avvikelser blir uppföljningen också enklare om ni redan vet vilka leverantörer som tillverkar i riskområden.
Dessutom kan naturkatastrofer och konflikter påverka leveranser. Genom att ha koll på var sluttillverkningen sker kan ni snabbt kontakta leverantörer och få reda på förseningar.
Informera leverantörerna om kontraktsvillkoret
När upphandlingsdokumenten är klara är det dags att annonsera upphandlingen. Informera samtidigt leverantörerna om vad kontraktsvillkoret innebär, både Uppförandekoden för leverantörer och processen för tillbörlig aktsamhet. Hänvisa gärna till denna vägledning.