Leverantörens tillbörliga aktsamhet
Inledning
Regionerna har antagit en gemensam uppförandekod för leverantörer som omfattar områdena mänskliga rättigheter, arbetares rättigheter, miljö och affärsetik. Syftet med uppförandekoden är att se till att våra leverantörer arbetar i enlighet med internationellt erkända ramverk. Att ni som leverantör har en eller flera policyer, eller uppförandekod, som täcker dessa områden är därför nödvändigt, men inte tillräckligt.
För att ni som leverantör ska kunna identifiera och hantera risker för människor och miljö under produktens eller tjänstens hela livscykel krävs en process för tillbörlig aktsamhet för att kunna hantera dessa risker på ett effektivt sätt.
Om man så vill kan man förklara skillnaden med att uppförandekoden anger VAD som ska uppnås medan processen för tillbörlig aktsamhet anger HUR det ska ske.
Utdrag ur kontraktsvillkoret
För att säkerställa efterlevnaden av åtagandena i Uppförandekod för leverantörer i punkt 1 ska leverantören ha en process för tillbörlig aktsamhet enligt punkt 2.2- 2.8. Processen ska vara dokumenterad och tillämpas från [kontraktstart/annan tid som bestäms av den upphandlande organisationen]. Genom denna process ska leverantören identifiera, förhindra, begränsa och gottgöra negativ påverkan på människor, miljö och samhälle i den egna verksamheten och i leveranskedjorna.
Vad är tillbörlig aktsamhet?
Tillbörlig aktsamhet har definierats som:
Tillbörlig aktsamhet är den process som företag bör genomföra för att identifiera, förhindra, begränsa och redogöra för hur de hanterar faktiska och potentiella negativa effekter i sin egen verksamhet, sin leveranskedja och andra affärsrelationer (OECD:s vägledning om tillbörlig aktsamhet för ansvarsfullt företagande s.15)
Inom ramen för kontraktsvillkoret om tillbörlig aktsamhet för hållbara leveranskedjor omfattar tillbörlig aktsamhet att identifiera, förhindra, begränsa och gottgöra negativ påverkan på människor, miljö och samhälle i er egen verksamhet och i leveranskedjorna.
Detta innebär att kontraktsvillkoret innehåller både resultatkrav och processkrav: för att säkerställa efterlevnad av åtagandena om mänskliga rättigheter, arbetares rättigheter, miljön och affärsetik ska ni ha en process för tillbörlig aktsamhet.
-
Så gör du en riskanalysSteg 1: Kartlägg leveranskedjan Det första steget är att kartlägga leveranskedjan för att förstå dess struktur. Detta innebär att identifiera i vilka länder och om möjligt regioner arbetet utförs, särskilt om det sker i områden med höga risker. För vissa branscher, som livsmedel, textilier och IT, finns det mycket information, medan transparensen kan vara låg i andra branscher, som läkemedel. För att samla denna information kan ni fråga kategoriansvariga och leverantörer samt läsa revisionsrapporter eller marknadsanalyser. Det är också viktigt att förstå vilken typ av arbete som utförs och av vilka aktörer. Är det en bransch med låga löner och farliga arbetsprocesser? Består arbetskraften av migrantarbetare eller säsongsarbetare? Är leveranskedjan komplex och saknar transparens? Den här informationen är avgörande för att kunna bedöma både geografiska risker, branschrisker och produktrisker. Steg 2: Samla information från trovärdiga och oberoende källor Efter att ha kartlagt ursprung och leveranskedja är nästa steg att samla information om mänskliga rättigheter, arbetstagares rättigheter, miljö och affärsetik i de länder där arbetet utförs, både för sluttillverkning, komponenttillverkning och råvaror. För detta bör du använda trovärdiga och oberoende källor som internationella organisationer, myndigheter, frivilligorganisationer och globala fackförbund. Källor Steg 3: Identifiera och bedöm negativ påverkan Det sista steget är att identifiera och bedöma den negativa påverkan i leveranskedjan, baserat på den information som samlats i steg 1 och 2. Ofta identifieras flera risker och då behöver du prioritera dem utifrån sannolikhet och allvarlighet. Du bedömer allvarlighet utifrån den negativa påverkans vikt, omfattning och möjlighet att återställa (scale, scope and irremediability på engelska): Vikt avser tyngden av den negativa påverkan. Omfattning avser påverkans räckvidd, till exempel antalet individer som är eller kommer att påverkas eller omfattningen av miljöskador. Möjlighet att återställa innebär alla begränsningar i förmågan att återställa påverkade individer eller miljön till en situation som motsvarar situationen före den negativa påverkan. Allvarlighet är inte ett absolut begrepp – det står i relation till annan negativ påverkan identifierad i det enskilda fallet. Ofta drabbas särskilt sårbara grupper av den allvarligaste påverkan. Därför bör du särskilt uppmärksamma dessa grupper. Om en potentiell påverkan på mänskliga rättigheter dessutom har låg sannolikhet men hög allvarlighet, blir allvarligheten avgörande. Detta innebär att om en negativ påverkan kan leda till förlust av människoliv bör den prioriteras även om den är mindre sannolik.
Processkrav 1
Här förklarar vi vad som avses med att integrera åtagandena i policyer och fördela ansvaret för policyer och tillbörlig aktsamhet. Vi beskriver vilka krav som ställs på policyer och hur ansvaret ska fördelas mellan styrelsen, personer i ledningsfunktion och anställda.
Processkrav 2
Här förklarar vi vad som avses med att identifiera och bedöma negativ påverkan. Vi beskriver begreppen riskleverantörer, kartläggning av leveranskedjan, samråd med rättighetshavare och särskilt sårbara grupper samt hur ni kan prioritera risker utifrån sannolikhet och allvarlighet.
Processkrav 3
Här förklarar vi vad som avses med att förhindra och begränsa negativ påverkan som ni orsakar eller bidrar till. Vi beskriver ansvaret och behovet av att upphöra med aktiviteter som orsakar eller bidrar till negativ påverkan, upprätta åtgärdsplaner och beakta inköpsmetoder.
Processkrav 4
Här förklarar vi vad som avses med att förhindra och begränsa negativ påverkan kopplad till er. Vi beskriver ansvaret och behovet av att använda ert inflytande genom bland annat leverantörsbedömningar, upprättande av åtgärdsplaner och vidareförmedling av kraven.
Processkrav 5
Här förklarar vi vad som avses med att följa upp åtgärderna för att förhindra och begränsa negativ påverkan. Vi beskriver vad vi menar med att följa upp åtgärdsplaner, med att samråda på ett meningsfullt sätt med rättighetshavare samt med att hantera avvikelser.
Processkrav 6
Här förklarar vi vad som avses med att möjliggöra klagomål. Vi beskriver klagomålsmekanismers nyckelfunktioner, för vilka intressenter de ska vara öppna, behovet av att hantera framförda klagomål och de olika kraven för er egen verksamhet och leveranskedjorna.
Processkrav 7
Här förklarar vi vad som avses med att tillhandahålla gottgörelse. Vi beskriver begreppet, när ni är skyldiga att gottgöra samt behovet av att samråda på ett meningsfullt sätt med drabbade rättighetshavare och utvärdera om de är tillfredsställda med processen och resultatet.