top of page

Processkrav 3 - Förhindra och begränsa negativ påverkan som leverantören orsakar eller bidrar till

Här förklarar vi vad som avses med att förhindra och begränsa negativ påverkan som ni orsakar eller bidrar till. Vi beskriver ansvaret och behovet av att upphöra med aktiviteter som orsakar eller bidrar till negativ påverkan, upprätta åtgärdsplaner och beakta inköpsmetoder.

Utdrag ur kontraktsvillkoret

​

Leverantören ska förhindra och begränsa faktisk och potentiell negativ påverkan som leverantören orsakar eller bidrar till genom att

a) upphöra med aktiviteter som orsakar eller bidrar till negativ påverkan i den egna verksamheten eller i leveranskedjorna,  

b) upprätta åtgärdsplaner i meningsfulla samråd med berörda rättighetshavare eller deras företrädare, med särskilt fokus på de mest betydande riskerna som har identifierats, samt  

c) främja inköpsmetoder som inte försvårar för underleverantörer att efterleva åtagandena i Uppförandekod för leverantörer.

Ni "orsakar" negativ påverkan om era aktiviteter i sig är tillräckliga för att resultera i den negativa påverkan. Ni "bidrar till" negativ påverkan om era aktiviteter orsakar, underlättar eller uppmuntrar en annan part att orsaka den negativa påverkan, eller om era aktiviteter, i kombination med andra parters aktiviteter, orsakar påverkan.

​

Generellt sett orsakar ni negativ påverkan i och omkring er egen verksamhet, medan bidrag kan ske både i och omkring er egen verksamhet och i leveranskedjorna.

Rityta 1.png

Exempel på orsaka​

​

  • Ett företag utsätter sina fabriksarbetare för farliga arbetsförhållanden utan tillräcklig säkerhetsutrustning.

  • Ett företag diskriminerar kvinnor eller etniska minoriteter vid anställning.

  • Ett företag är den enda eller huvudsakliga källan till föroreningar i ett samhälles dricksvatten, på grund av kemiska utsläpp från produktionsprocesser.

  • En leverantör betalar en muta till en utländsk offentlig tjänsteman.

Exempel på bidra till

​

  • Ett företag lånar ut fordon till säkerhetsstyrkor som använder dem för att resa till lokala byar och begå grymheter.

  • Ett företag sätter en mycket kort ledtid för leverans av en produkt eller ändrar kraven i elfte timmen utan att justera tidsfrister och priser, vilket driver leverantörer att kränka arbetares rättigheter (t.ex. genom oskälig övertid).

  • Ett företag släpper ut stora mängder koldioxid från sin fabrik, men även om företaget orsakar sina egna utsläpp är det inte ensamt ansvarig för klimatförändringarna.

Bidraget måste vara betydande, vilket innebär att mindre eller triviala bidrag inte räknas.  Flera faktorer måste beaktas i denna bedömning:

  • I vilken utsträckning ni kan uppmuntra en negativ påverkan från en annan part, det vill säga i vilken utsträckning era aktiviteter ökar risken för att påverkan ska uppstå.

  • I vilken utsträckning ni kan eller bör känna till den negativa påverkan eller potentialen för negativ påverkan, det vill säga graden av förutsebarhet.

  • I vilken utsträckning någon av era aktiviteter faktiskt begränsar den negativa påverkan eller minskar risken för att påverkan ska uppstå.

a) Upphöra med aktiviteter

​

Ni ska upphöra med aktiviteter som orsakar eller bidrar till negativ påverkan i er egen verksamhet eller i leveranskedjorna. "Aktiviteter" inbegriper både handlingar och underlåtenhet, till exempel att ni inte tillhandahåller säkerhetsutrustning.

​

Detta innebär att företagen i exemplen på ”orsaka” och ”bidra till” ovan ska:  

​

  • sluta utsätta sina fabriksarbetare för farliga arbetsförhållanden

  • sluta diskriminera vid anställningar

  • sluta släppa ut kemikalier i samhällets dricksvatten

  • sluta betala mutor

  • sluta låna ut fordon till säkerhetsstyrkor

  • sluta sätta korta ledtider eller ändra krav i elfte timmen utan att justera tidsfrister och priser

  • sluta släppa ut stora mängder koldioxid från fabriken, eller åtminstone minska dem.

 

Om det är en fråga om bidrag ska ni i så stor utsträckning som möjligt också använda ert inflytande för att begränsa eventuell återstående påverkan.

Vägledning processkrav 4 

Förslag på verifikat​

​

  • Processdokument som beskriver hur ni avgör om ni orsakar, bidrar till eller är kopplade till negativ påverkan.

  • Leverantörsbedömningar för stickprovsprodukter, där ansvaret har definierats.

  • Processdokument som beskriver de steg ni tar om ni inser att ni orsakar eller bidrar till negativ påverkan.

  • Mötesprotokoll där beslut att upphöra med aktiviteter som orsakar eller bidrar till negativ påverkan har antecknats.

  • Incidentrapporter och utredningar.

  • Kommunikation med leverantörer där ni använder ert inflytande för att begränsa eventuell återstående påverkan.

b) Upprätta åtgärdsplaner

​​

Ni ska upprätta åtgärdsplaner i meningsfulla samråd med berörda rättighetshavare eller deras företrädare, med särskilt fokus på de mest betydande riskerna som har identifierats. Detta för att förhindra och begränsa framtida negativ påverkan. Vilka åtgärder som behövs beror på den negativa påverkan. Det är dock viktigt att åtgärderna riktar in sig på grundorsaken till problemet.

 

Åtgärdsplanerna ska vara tydligt dokumenterade, kommuniceras med den berörda parten och innehålla följande:

​

  • Förslag på åtgärd, det vill säga en beskrivning av hur ni avser att förhindra och begränsa den negativa påverkan, inklusive den identifierade grundorsaken.

  • Tidsramar, det vill säga datum för när åtgärderna senast ska ha genomförts.

  • Ansvariga personer, det vill säga de personer som ansvarar för genomförandet av åtgärderna.

 

I en svensk kontext är kravet på åtgärder del av lagstiftning som arbetsmiljölagen och diskrimineringslagen, inklusive kravet på att de ska planeras och genomföras så snart som möjligt.

  • Så gör du en riskanalys
    Steg 1: Kartlägg leveranskedjan Det första steget är att kartlägga leveranskedjan för att förstå dess struktur. Detta innebär att identifiera i vilka länder och om möjligt regioner arbetet utförs, särskilt om det sker i områden med höga risker. För vissa branscher, som livsmedel, textilier och IT, finns det mycket information, medan transparensen kan vara låg i andra branscher, som läkemedel. För att samla denna information kan ni fråga kategoriansvariga och leverantörer samt läsa revisionsrapporter eller marknadsanalyser. Det är också viktigt att förstå vilken typ av arbete som utförs och av vilka aktörer. Är det en bransch med låga löner och farliga arbetsprocesser? Består arbetskraften av migrantarbetare eller säsongsarbetare? Är leveranskedjan komplex och saknar transparens? Den här informationen är avgörande för att kunna bedöma både geografiska risker, branschrisker och produktrisker. Steg 2: Samla information från trovärdiga och oberoende källor Efter att ha kartlagt ursprung och leveranskedja är nästa steg att samla information om mänskliga rättigheter, arbetstagares rättigheter, miljö och affärsetik i de länder där arbetet utförs, både för sluttillverkning, komponenttillverkning och råvaror. För detta bör du använda trovärdiga och oberoende källor som internationella organisationer, myndigheter, frivilligorganisationer och globala fackförbund. Källor Steg 3: Identifiera och bedöm negativ påverkan Det sista steget är att identifiera och bedöma den negativa påverkan i leveranskedjan, baserat på den information som samlats i steg 1 och 2. Ofta identifieras flera risker och då behöver du prioritera dem utifrån sannolikhet och allvarlighet. Du bedömer allvarlighet utifrån den negativa påverkans vikt, omfattning och möjlighet att återställa (scale, scope and irremediability på engelska): Vikt avser tyngden av den negativa påverkan. Omfattning avser påverkans räckvidd, till exempel antalet individer som är eller kommer att påverkas eller omfattningen av miljöskador. Möjlighet att återställa innebär alla begränsningar i förmågan att återställa påverkade individer eller miljön till en situation som motsvarar situationen före den negativa påverkan. Allvarlighet är inte ett absolut begrepp – det står i relation till annan negativ påverkan identifierad i det enskilda fallet. Ofta drabbas särskilt sårbara grupper av den allvarligaste påverkan. Därför bör du särskilt uppmärksamma dessa grupper. Om en potentiell påverkan på mänskliga rättigheter dessutom har låg sannolikhet men hög allvarlighet, blir allvarligheten avgörande. Detta innebär att om en negativ påverkan kan leda till förlust av människoliv bör den prioriteras även om den är mindre sannolik.

Förslag på verifikat​

​

  • Åtgärdsplaner för stickprovsprodukter, som upprättats i samråd med leverantörer och/eller rättighetshavare eller deras företrädare.

  • Mötesprotokoll från samråd med rättighetshavare, för stickprovsprodukter.

c) Främja hållbara inköpsmetoder

​​

Ni ska främja inköpsmetoder som inte försvårar för underleverantörer att efterleva åtagandena.

​

Era inköpsmetoder kan spela en nyckelroll både för att skydda och skada arbetare. I detta fall är ni köpare och det är viktigt för köpare att förstå att inköpsmetoder antingen kan förbättra villkoren i leveranskedjorna eller intensifiera och förvärra negativ påverkan.

 

Detta krav är nära kopplat till processkrav 1, där ni ska integrera åtagandena i policyer fördela ansvaret för policyer och tillbörlig aktsamhet. Ansvaret är uppdelat på tre nivåer. Ni ska:

  1. säkerställa att styrelsen tar hänsyn till policyerna när den fattar beslut;

  2. utse en eller flera personer i ledningsfunktion som ansvariga för processen för tillbörlig aktsamhet;

  3. tilldela ansvar för implementeringen av policyerna till anställda vars beslut mest sannolikt ökar eller minskar riskerna för negativ påverkan.

 

En integrerad del av att fördela ansvaret för policyer och tillbörlig aktsamhet är att förstå inköpsmetodernas roll. Här är några exempel på inköpsmetoder och risker för negativ påverkan:

Inköpsmetod

Risk för negativ påverkan

Tidspress

Prispress

Orderändringar i sista minuten, som kvantitetsökningar eller designändringar

Ändringar av betalningsvillkor under kontraktstid

Take-it-or-leave-it-kontrakt utan förhandlingar som möjliggör för leverantörer att uppfylla åtagandena

Otillräcklig vikt vid hållbarhet i utvärderingskriterier, inklusive leverantörens finansiella, ledningsmässiga och rättsliga kapacitet att uppfylla skyldigheterna

Brist på gottgörelse vid bidrag till negativ påverkan 

Avslut utan ansvarsfulla utträden

Oskälig övertid

Oskäliga löner

Oskälig övertid, osäkra anställningar

Oskäliga löner

Brister i hälsa och säkerhet, oskäliga löner, oskälig övertid, osäkra anställningar

Alla åtaganden

Alla åtaganden

Alla åtaganden

Ett viktigt sätt att främja inköpsmetoder som inte försvårar för underleverantörer att efterleva åtagandena är att utbilda och uppmuntra inköpsteamet att förstå kopplingarna mellan inköpsmetoder och hållbara leveranskedjor.

​

För riktlinjer för hållbara inköpsmetoder rekommenderar vi Responsible Contracting Project. De erbjuder mallar för due diligence-anpassade avtal, i linje med UNGPs och OECD:s riktlinjer för multinationella företag om ansvarsfullt företagande. 

​

Vi rekommenderar också Ethical Trading Initiatives Guide to Buying Responsibly. Här är också en video till deras vägledning. https://www.ethicaltrade.org/resources/guide-to-buying-responsibly

Förslag på verifikat​

​

  • Riktlinjer för hållbara inköp.

  • Uppförandekoder för köpare.

  • PowerPoint-presentationer från utbildningar om hållbara inköpsmetoder.

  • Mötesprotokoll där beslut om längre ledtider, justerade prismodeller, ändrade betalningsvillkor m.m. har antecknats, för stickprovsprodukter.

Mall för processkrav 3​

Hållbar upphandlings logotyp

Blekinge – Dalarna – Gotland – Gävleborg – Halland - Jämtland Härjedalen – Jönköping - Kalmar – Kronoberg – Norrbotten – Skåne – 
Stockholm – Sörmland – Uppsala – Värmland – Västerbotten – Västernorrland – Västmanland - Västra Götaland - Örebro - Östergötland

Tillgänglighetsredogörelse

bottom of page