Processkrav 5

Utdrag ut kontraktsvillkoret
Leverantören ska följa upp åtgärderna för att förhindra och begränsa faktisk och potentiell negativ påverkan genom att
a) följa upp upprättade åtgärdsplaner för den egna verksamheten och för riskleverantörer, med särskilt fokus på de mest betydande riskerna som har identifierats,
b) samråda på ett meningsfullt sätt med rättighetshavare som berörs av den egna verksamheten, eller deras företrädare, och i den mån det går i leveranskedjorna för riskleverantörer, samt
c) hantera avvikelser.
Följa upp åtgärdsplaner
Ni ska följa upp upprättade åtgärdsplaner för den egna verksamheten och för riskleverantörer, med särskilt fokus på de mest betydande riskerna som har identifierats.
Uppföljning är nödvändig för att utvärdera effekten av era åtgärder för att förhindra och begränsa negativ påverkan i både er egen verksamhet och leveranskedjorna för riskleverantörer.
I den mall för riskbedömning av leveranskedjan vi har tagit fram, som finns längre ner under Mallar processkrav 5, få ni hjälp att följa upp er åtgärdsplan för negativ påverkan i leveranskedjan.
En vanlig metod för uppföljning är regelbundna interna eller externa granskningar och revisioner. Andra metoder för uppföljning omfattar ursprungsverifiering, öppen data och myndighetsdatabaser.
-
Så gör du en riskanalysSteg 1: Kartlägg leveranskedjan Det första steget är att kartlägga leveranskedjan för att förstå dess struktur. Detta innebär att identifiera i vilka länder och om möjligt regioner arbetet utförs, särskilt om det sker i områden med höga risker. För vissa branscher, som livsmedel, textilier och IT, finns det mycket information, medan transparensen kan vara låg i andra branscher, som läkemedel. För att samla denna information kan ni fråga kategoriansvariga och leverantörer samt läsa revisionsrapporter eller marknadsanalyser. Du kan använda den mall som vi har tagit fram för leverantörer. Det är också viktigt att förstå vilken typ av arbete som utförs och av vilka aktörer. Är det en bransch med låga löner och farliga arbetsprocesser? Består arbetskraften av migrantarbetare eller säsongsarbetare? Är leveranskedjan komplex och saknar transparens? Den här informationen är avgörande för att kunna bedöma både geografiska risker, branschrisker och produktrisker. Steg 2: Samla information från trovärdiga och oberoende källor Efter att ha kartlagt ursprung och leveranskedja är nästa steg att samla information om mänskliga rättigheter, arbetstagares rättigheter, miljö och affärsetik i de länder där arbetet utförs, både för sluttillverkning, komponenttillverkning och råvaror. För detta bör du använda trovärdiga och oberoende källor som internationella organisationer, myndigheter, frivilligorganisationer och globala fackförbund. Källor Steg 3: Identifiera och bedöm negativ påverkan Det sista steget är att identifiera och bedöma negativ påverkan i leveranskedjan, baserat på den information som samlats i steg 1 och 2. Ofta identifieras flera risker och då behöver du prioritera dem utifrån sannolikhet och allvarlighet. Du bedömer allvarlighet utifrån den negativa påverkans vikt, omfattning och möjlighet att återställa (scale, scope and irremediability på engelska): Vikt avser allvaret i den negativa påverkan. Omfattning handlar om påverkans räckvidd, till exempel antalet individer som är eller kommer att påverkas, eller omfattningen av miljöskador. Möjlighet att återställa innebär eventuella begränsningar i förmågan att återställa de drabbade individerna eller miljön till en situation som motsvarar den före den negativa påverkan. Allvarlighet är inte ett absolut begrepp – det står i relation till annan negativ påverkan identifierad i det enskilda fallet. Ofta drabbas särskilt sårbara grupper av den allvarligaste påverkan. Därför bör du särskilt uppmärksamma dessa grupper. Om en potentiell påverkan på mänskliga rättigheter dessutom har låg sannolikhet men hög allvarlighet, blir allvarligheten avgörande. Detta innebär att om en negativ påverkan kan leda till förlust av människoliv bör den prioriteras även om den är mindre sannolik. Om du använder den mall som vi har tagit fram för leverantörer kan du dela riskanalysen med leverantörer, och på så sätt hjälpa dem.

-
Instruktioner som beskriver uppföljningen.
-
Rapporter från interna granskningar eller tredjepartsgranskningar.
-
Åtgärdsplaner med genomförda åtgärder.
-
Självskattningar, för stickprovsprodukter.
-
Rapporter från platsbesök eller inspektioner, för stickprovsprodukter.
-
Rapporter från flerpartsinitiativ, för stickprovsprodukter.
-
Tredjepartsrapporter, för stickprovsprodukter.
-
Resultat från ursprungsverifiering, öppen data, myndighetsdatabaser m.m.
Samråda med rättighetshavare
Ni ska samråda på ett meningsfullt sätt med rättighetshavare som berörs av den egna verksamheten, eller deras företrädare, och i den mån det går i leveranskedjorna för riskleverantörer.
Samrådet med rättighetshavare, eller deras företrädare, är viktigt för att säkerställa att åtgärderna är genomförda. Samråd i riskleverantörers leveranskedjor krävs dock endast i den mån det är möjligt.
För mer information om samråd, inklusive vad som menas med "meningsfullt sätt", se Processkrav 2.

-
Instruktioner som beskriver samråden med rättighetshavare i uppföljningen av åtgärdsplaner för den egna verksamheten, och hur dessa uppfyller kravet på "meningsfulla" samråd.
-
Instruktioner som beskriver samråden med rättighetshavare i uppföljningen av åtgärdsplaner för riskleverantörer.
-
Mötesprotokoll från social dialog, utfrågningar och andra samrådsförfaranden, för stickprovsprodukter.
-
Resultat från program för att fånga arbetares röster och/eller enkäter, för stickprovsprodukter.
-
Revisionsrapporter där samråden beskrivs, för stickprovsprodukter.
Hantera avvikelser
Ni ska hantera avvikelser.
Syftet med att kräva hantering av avvikelser är att säkerställa att ni har processer för att hantera dem, oavsett om ni har orsakat, bidragit till eller är kopplade till negativ påverkan.
Alla avvikelser från åtagandena och tillbörlig aktsamhet ska åtgärdas. Allvarliga avvikelser bör även eskaleras till ert avvikelsehanteringssystem för att säkerställa att de hanteras på högsta ledningsnivå.

-
Instruktioner som beskriver avvikelsehanteringen.
-
Skärmdumpar eller utskrifter från avvikelsehanteringssystem.
-
Åtgärdsplaner med genomförda åtgärder.
-
Mötesprotokoll där avvikelser har hanterats.