top of page

Processkrav 5 - Följa upp åtgärderna för att förhindra och begränsa negativ påverkan

Här förklarar vi vad som avses med att följa upp åtgärderna för att förhindra och begränsa negativ påverkan. Vi beskriver vad vi menar med att följa upp åtgärdsplaner, med att samråda på ett meningsfullt sätt med rättighetshavare samt med att hantera avvikelser.

Utdrag ur kontraktsvillkoret

Leverantören ska följa upp åtgärderna för att förhindra och begränsa faktisk och potentiell negativ påverkan genom att

a) följa upp upprättade åtgärdsplaner för den egna verksamheten och för riskleverantörer, med särskilt fokus på de mest betydande riskerna som har identifierats,  

b) samråda på ett meningsfullt sätt med rättighetshavare som berörs av den egna verksamheten, eller deras företrädare, och i den mån det går i leveranskedjorna för riskleverantörer,

c) samt hantera avvikelser.

Uppföljning behövs för att utvärdera era åtgärder för att förhindra och begränsa negativ påverkan i den egna verksamheten och i leveranskedjorna. Den vanligaste uppföljningsmetoden är periodiska interna eller externa granskningar eller revisioner, men det finns också andra metoder som ursprungsverifiering, öppen data eller statliga databaser.

 

Ursprungsverifiering används för att verifiera var en viss råvara kommer ifrån. Metoden bygger på analyser av isotoper och är särskilt användbar för råvaror som kött, bomull och trä.

 

Öppen data kan vara allt från inlägg på sociala medier och andra plattformar, där rättighetshavare skriver om de risker de utsätts för på jobbet eller i samhället, till offentliga handlingar publicerade av myndigheter. Analyserna kan göras manuellt eller med hjälp av artificiell intelligens.

När det gäller statliga databaser är två särskilt användbara:

  • USA:s tull- och gränsmyndighet fattar beslut om så kallade Withhold Release Orders, det vill säga importförbud, när de anser att det finns tillräckliga bevis för tvångsarbete i tillverkningen av en viss produkt. Besluten sammanställs på deras hemsida.

 

U.S. Customs and Border Protection – Withhold Release Orders 

  • USA:s värdepappers- och börsmyndighets databas innehåller information om smältverk och raffinörer för 3TG-leveranskedjorna (tenn, volfram, tantal och guld) för företag registrerade på amerikanska börsen. Dessa företag är skyldiga att rapportera om sitt arbete för att minska riskerna i leveranskedjorna för dessa mineraler, enligt Dodd-Frank Act.

 

U.S. Securities and Exchange Commission

a) Följa upp åtgärdsplaner

Ni ska följa upp upprättade åtgärdsplaner för den egna verksamheten och för riskleverantörer, med särskilt fokus på de mest betydande riskerna som har identifierats. 

  • Så gör du en riskanalys
    Steg 1: Kartlägg leveranskedjan Det första steget är att kartlägga leveranskedjan för att förstå dess struktur. Detta innebär att identifiera i vilka länder och om möjligt regioner arbetet utförs, särskilt om det sker i områden med höga risker. För vissa branscher, som livsmedel, textilier och IT, finns det mycket information, medan transparensen kan vara låg i andra branscher, som läkemedel. För att samla denna information kan ni fråga kategoriansvariga och leverantörer samt läsa revisionsrapporter eller marknadsanalyser. Det är också viktigt att förstå vilken typ av arbete som utförs och av vilka aktörer. Är det en bransch med låga löner och farliga arbetsprocesser? Består arbetskraften av migrantarbetare eller säsongsarbetare? Är leveranskedjan komplex och saknar transparens? Den här informationen är avgörande för att kunna bedöma både geografiska risker, branschrisker och produktrisker. Steg 2: Samla information från trovärdiga och oberoende källor Efter att ha kartlagt ursprung och leveranskedja är nästa steg att samla information om mänskliga rättigheter, arbetstagares rättigheter, miljö och affärsetik i de länder där arbetet utförs, både för sluttillverkning, komponenttillverkning och råvaror. För detta bör du använda trovärdiga och oberoende källor som internationella organisationer, myndigheter, frivilligorganisationer och globala fackförbund. Källor Steg 3: Identifiera och bedöm negativ påverkan Det sista steget är att identifiera och bedöma den negativa påverkan i leveranskedjan, baserat på den information som samlats i steg 1 och 2. Ofta identifieras flera risker och då behöver du prioritera dem utifrån sannolikhet och allvarlighet. Du bedömer allvarlighet utifrån den negativa påverkans vikt, omfattning och möjlighet att återställa (scale, scope and irremediability på engelska): Vikt avser tyngden av den negativa påverkan. Omfattning avser påverkans räckvidd, till exempel antalet individer som är eller kommer att påverkas eller omfattningen av miljöskador. Möjlighet att återställa innebär alla begränsningar i förmågan att återställa påverkade individer eller miljön till en situation som motsvarar situationen före den negativa påverkan. Allvarlighet är inte ett absolut begrepp – det står i relation till annan negativ påverkan identifierad i det enskilda fallet. Ofta drabbas särskilt sårbara grupper av den allvarligaste påverkan. Därför bör du särskilt uppmärksamma dessa grupper. Om en potentiell påverkan på mänskliga rättigheter dessutom har låg sannolikhet men hög allvarlighet, blir allvarligheten avgörande. Detta innebär att om en negativ påverkan kan leda till förlust av människoliv bör den prioriteras även om den är mindre sannolik.

Förslag på verifikat

  • Processdokument som beskriver uppföljningen.

  • Rapporter från interna granskningar eller tredjepartsgranskningar.

  • Åtgärdsplaner med genomförda åtgärder.

  • Självskattningar av leverantörer, för stickprovsprodukter.

  • Rapporter från platsbesök eller inspektioner, för stickprovsprodukter.

  • Rapporter från flerpartsinitiativ, för stickprovsprodukter.

  • Ursprungsverifiering, öppen data, myndighetsdatabaser m.m.

b) Samråda med rättighetshavare

Ni ska samråda på ett meningsfullt sätt med rättighetshavare som berörs av den egna verksamheten, eller deras företrädare, samt i den mån det går i leveranskedjorna för riskleverantörer.

Ni måste förstå farhågorna hos dem som kan beröras av negativ påverkan i er egen verksamhet och i era leveranskedjor. Kravet på meningsfulla samråd finns dock endast i förhållande till rättighetshavare som berörs av er egen verksamhet. Detta innebär att dessa samråd ska kännetecknas av tvåvägskommunikation, god tro, lyhördhet och att de ska vara pågående. I detta ligger en beredskap från er sida att hantera negativ påverkan som ni orsakar eller bidrar till, och att följa upp genomförandet av överenskomna åtaganden. 

 

Samråd i riskleverantörers leveranskedjor krävs endast i den mån det är möjligt. Revisioner tar vanligtvis hänsyn till rättighetshavares synpunkter, men intervjuerna med arbetstagare uppfyller sällan kravet på meningsfulla samråd. Detta är en av anledningarna till att kravet på samråd inte är lika strikt när det gäller riskleverantörers leveranskedjor. Det kan också vara svårt för små och medelstora företag att intervjua arbetstagare på egen hand på avlägsna platser.

Samråda med rättighetshavare och hämta information 

Förslag på verifikat

  • Processdokument som beskriver samråden med rättighetshavare i uppföljningen av åtgärdsplaner för den egna verksamheten, och hur dessa uppfyller kravet på "meningsfulla" samråd.

  • Processdokument som beskriver samråden med rättighetshavare i uppföljningen av åtgärdsplaner för riskleverantörer.

  • Mötesprotokoll från sociala dialoger, utfrågningar och andra förfaranden, för stickprovsprodukter.

  • Resultat från program för att fånga upp arbetares röster och/eller enkäter, för stickprovsprodukter.

  • Revisionsrapporter där samråden beskrivs, för stickprovsprodukter.

c) Hantera avvikelser

Ni ska hantera avvikelser.

 

Syftet med att kräva att ni ska hantera avvikelser är att säkerställa att ni har processer på plats för avvikelsehantering, oavsett om ni har orsakat, bidragit till eller är kopplade till negativ påverkan.

 

Alla avvikelser från åtagandena och processen för tillbörlig aktsamhet ska åtgärdas. Allvarliga avvikelser bör också eskaleras till ert generella avvikelsehanteringssystem. Detta för att säkerställa att de hanteras på högsta ledningsnivå.

Förslag på verifikat

  • Processdokument som beskriver avvikelsehanteringen.

  • Skärmdumpar eller utskrifter från avvikelsehanteringssystem.

  • Åtgärdsplaner med genomförda åtgärder.

  • Mötesprotokoll där avvikelser har hanterats.

Hållbar upphandlings logotyp

Blekinge – Dalarna – Gotland – Gävleborg – Halland - Jämtland Härjedalen – Jönköping - Kalmar – Kronoberg – Norrbotten – Skåne – 
Stockholm – Sörmland – Uppsala – Värmland – Västerbotten – Västernorrland – Västmanland - Västra Götaland - Örebro - Östergötland

bottom of page